Etujärjestely vie paljon aikaa, mutta se on erittäin tyydyttävä saavutus, kun hyöty on onnistunut. Mutta ennen kuin suunnittelet mitään, määrittele, minkälaista hyötyä järjestät. Jos teet hiljaisen huutokaupan, tarvitset lahjoitettuja taideteoksia; Jos kyseessä on musiikkiin liittyvä tapahtuma, jonkun on otettava yhteyttä paikallisiin esityksiin, jotka yleensä varaa kaksi tai kolme kuukautta etukäteen. Jokainen valinta tuo esiin erilaisia logistisia kysymyksiä.
Alustava suunnittelu
Määritä, kuinka monta vapaaehtoista tarvitaan. Numerot lisääntyvät eksponentiaalisesti, jos suunnittelet galaa, jossa on hienoja aterioita ja juomia, jotka on asetettava, huollettava ja jaoteltava uudelleen.
Valitse paikka. Otetaan huomioon tekijät, jotka vaikuttavat läsnäoloon - kuten lähellä julkista liikennettä. Tee lyhyt luettelo kolmesta tai neljästä vaihtoehdosta.
Selvitä, kuinka paljon rahaa nostetaan ja miten tavoite saavutetaan.
Tiedot siirretään
Hanki sitoumuksia valitusta paikasta ja osallistuvista esiintyjistä. Mitä monimutkaisempi tapahtuma on, sitä kauemmas on suunniteltava; 2–6 kuukautta on normaali.
Rekrytoi ystävien, työtovereiden ja yritysviestien komitea käsittelemään tapahtuman eri puolia. Suunnittele viikoittaiset kokoukset seurataksesi suunnittelua ja lopettamaan viime hetken ongelmat.
Pyydä sponsoreita auttamaan kustannuksiin, jotka liittyvät hyötyyn, ovipalkinnoista elintarvike- ja PA-järjestelmiin. Useimmat sponsorit vaihtavat palveluita kampanjan puolesta.
Yritä ratkaista valiokuntasi, sponsorisi ja paikan kokoonpano ensimmäisten parin kuukauden aikana. Aloita vapaaehtoisten etsiminen.
Sanan saaminen ulos
Lähesty lehdistökontaktit etukäteen kertovan tarinan tekemisestä. Jos tila ei ole käytettävissä, ole valmis lähettämään puolen sivun lehdistötiedote, jossa kuvataan yksityiskohtia. Tarkista paikalliselta radiokanavalta tapahtumapaikasta suorana lähetyksenä.
Valmistele sopivia näyttömateriaaleja, kuten esitteitä, käsipainoja ja julisteita, jotta vapaaehtoiset pääsevät ulos tai asettumaan. Varmista, että he tietävät, mihin lailliset liput ja julisteet on laillisesti kiinni.
Laita verkkosivusto vastaamaan etuja koskeviin kysymyksiin. Sisällytä suuret sponsorit, tapahtumien kokoonpano ja aktiviteetit ja miten varainhankinta on tulossa.
Heijastavat menestystä
Voit istua istunnon jälkeen kokouksen jälkeen keskustelemaan siitä, mikä toimi tai ei. Noudata sponsorien kanssa ja saada heidän palautteensa.
Lähetä kortit tai yhteenvetokirje kiittämään vapaaehtoisia.
Lähetä hienot yksityiskohdat verkkosivustolle, mukaan lukien kuinka paljon rahaa on nostettu, miten edunsaaja eteni ja - jos olet luonut meneillään olevan tapahtuman - yksityiskohtia siitä, että tulevien vapaaehtoisten ja sponsoreiden on tiedettävä tulevan vuoden aikana.
