Palkkasumma on avainasemassa kaikessa työntekijöiden kanssa tehtävässä liiketoiminnassa. Jotta työntekijät ja palkanmaksut voidaan maksaa ajoissa ja tarkasti, palkkaosaston on oltava jäsennelty. Tehokkuuden saavuttamiseksi osastolla työnantajan on dokumentoitava palkkahallintomenettelyt. Riippumatta siitä, onko palkkasumma suuri tai pieni, kirjalliset palkanlaskentamenettelyt ovat ratkaisevan tärkeitä onnistuneen palkanlaskennan kannalta.
Luo palkkahallintomenettelylomakkeet. Palkkalisto-osasto toimii yleensä tiiviissä yhteistyössä henkilöstöosaston kanssa varmistaakseen asianmukaisen palkka- ja työntekijäetujen käsittelyn. Tässä prosessissa käytetään useita lomakkeita: aika-arkit / aikakortit, lomake W-2, palkkalistoilla ja / tai kalentereilla, lomahakemuslomakkeet, suorat talletusluvat ja sairauspäivämäärät. Voit ostaa nämä lomakkeet paperitavarakaupasta tai tulostaa yrityksen.
Dokumentoi ajanottomenettelyt. USA: n työministeriö toteaa, että voit käyttää mitä tahansa haluamaasi mittausjärjestelmää, jos se on oikea ja täydellinen. Aikataulumenetelmiin olisi sisällyttävä aikalehtien jättämisen määräajat ja menetelmä työntekijöiden ajan laskemiseksi.
Kirjoita esimerkiksi työntekijöiden aikakorttien manuaaliseen laskentaan liittyvät menettelyt, kuten pyöristys ylös ja alas lähimpään neljännekseen. Jos sinulla on aika-aikajärjestelmä, joka kuljettaa automaattisesti työntekijöiden lyöntejä / pyyhkäisyjä palkanlaskentaohjelmistoon, dokumentoi menettelyt muokkausten tekemiseen. Tähän voi kuulua, että esimiehet lähettävät sinulle sähköpostitse muutokset ennen määräaikaa.
Kirjoita palkkahallintaprosessit. Räätälöi palkkahallintamenetelmät niin, että se vastaa palkkajärjestelmääsi. Palkkasummajärjestelmä voi olla manuaalinen, sisäinen tietokoneistettu tai ulkoinen (ulkoistettu). Ilmoita tietyn järjestelmän koko palkkahallintamenettely.
Sano esimerkiksi, että sinulla on sisäinen tietokoneistettu järjestelmä, jossa palkanlaskennan henkilöstöä ja palkanlaskentaohjelmistoa käytetään palkanlaskennan käsittelyyn. Dokumentoi, miten ohjelmistoa käytetään. Ilmoita, miten työntekijöiden palkat otetaan huomioon ja miten käsitellään palkkojen oikaisuja, suoria talletuksia, palkanmaksuja, etuuspäiviä, korotuksia, vakuutusetuuksia ja ylityökorvauksia. Sisällytä palkkojen kaksinkertaisen tarkistamisen vaiheet ennen palkkakirjojen tulostamista ja palkanlaskennan sulkemista.
Jos sinulla on useita maksutaajuuksia (kuten viikoittain ja kahdesti viikossa), dokumentoi, miten kukin niistä käsitellään. Palkanlaskennan prosesseihin tulisi sisältyä kaikki käsittelyvaiheet kunkin palkkalaskun alusta sen loppuun saakka.
Sisällytä jälkikäsittelymenetelmät. Sano esimerkiksi, että sinulla on kirjanpito-osasto tai ulkopuolinen veroyhtiö, joka hoitaa yrityksen palkanlaskennan verotusta. Ilmoittakaa tarvittavat asiakirjat ja raportit, jotka on toimitettava ja mihin yksilöön. Valtio, jolle on maksettava palkkioita / palkkioita jakelua varten, mukaan lukien muut yritykset / henkilöt, joiden kanssa sinun on oltava vuorovaikutuksessa. Esimerkiksi jos palkkahallinnon yksikkö välittää eläkejärjestelyjen varoja eläkejärjestelyjen tarjoajalle välittömästi jokaisen palkanlaskennan jälkeen, sisällyttäkää tarvittavat toimenpiteet.
Asiakirjojen tallennusmenettelyt. Työnantajan on pidettävä palkkaselvityksiä vähintään kolmen vuoden ajan työministeriön mukaan. Valtion varastointi- ja arkistointimenettelyt palkanlaskennan, W-2: n, palkanlaskennan verokertomusten, aikakorttien ja muiden palkkahallintatietojen osalta.
vinkkejä
-
Päivitä palkanlaskentamenettelyt aina, kun tapahtuu muutoksia menettelyyn.
