Olitpa sitten uusi voittoa tavoittelematon järjestö, joka haluaa muuttaa maailmaa tai pieni ryhmä, joka yrittää kerätä varoja koulun bändin univormuihin, käteislahjoitusten hyväksyminen ja käsittely voi olla hankalaa. Hyvin tarkoitetuilla rahastoilijoilla ei tarvitse tehdä paljon IRS: n kanssa vakavaan kuumaan veteen, joten käytä tässä oppaassa vinkkejä säästää aikaa ja vaivaa luomalla tiukat taloudelliset käytännöt. Selvitä, miten käteislahjoituksia voidaan käsitellä, avata tilitilin ja käyttää Internetiä käteislahjojen käsittelemiseksi, jotta ryhmäsi voi auttaa toisten auttamisessa sen sijaan, että kerrottaisiin toistuvasti, miten ryhmän ponnisteluja tehdään.
Avaa pankkitili organisaationne tai syyn nimessä. Tämä vaatii tyypillisesti dokumentaatiota, joten ota mukaan peruskirjasi, ohjesäännöt, yhtiöjärjestys ja muut paperityöt, joita voidaan käyttää todisteena organisaation tehtävistä ja periaatteista.
Valtuuta kaksi allekirjoittajaa kaikista käteissiirroista pankkitilillesi. Tämä "kaksinkertainen allekirjoitus" maksaa enemmän kuin toteuttaa, mutta se menee pitkälle rauhoittamaan sekä luovuttajia että jäseniä, että organisaatiosi on ylhäällä.
Laaditaan vakio "käteislahjoituksen lomake" ja vaaditaan, että jokainen lahjoittaja täyttää yhden kerran joka kerta, kun maksu tehdään. Tähän lomakkeeseen on sisällyttävä luovuttajan nimi, osoite ja muut yhteystiedot, käteisvarojen määräpaikka, päivämäärä, ja siinä olisi myös täsmennettävä kaikki ehdot, joissa lahjoitus --- kaikki tai osittain --- on sallittua. verovähennys. Lisää rivi lahjoituksen hyväksyvän henkilön allekirjoitukseen.
Hyväksy jokainen käteislahja varmistaaksesi, että se sopii organisaationne tehtävään. Varmista, että sillä ei ole "merkkijonoja", ja että ei ole mitään eturistiriitaa tai quid pro quo, joka sisältyy siihen ennen kuin ryhmäsi hyväksyy sen.
Hyväksy vakiomenetelmä panosluokan lahjoitusten käsittelemiseksi. Käytä sitä, mitä kutsutaan kaksinkertaiseksi laskentajärjestelmäksi, jossa vaaditaan vähintään kahta ryhmän jäsentä todistamaan jokaisen lahjoituskenttätapahtuman. Näiden laatikoiden fyysistä valvontaa on seurattava tarkasti. Säilytä yksityiskohtaiset tiedot ajankohdista, päivämääristä ja ihmisistä, jotka laskevat, siirtävät, tallentavat tai muuten luovuttavat lahjoituskentän varoja.
Aseta raportointirajat käteislahjoituksille oikeudellisten tarkastusten ja tasapainojen luomiseksi. Jotkin ryhmät vaativat yksimielisyyttä ennen kuin määrätty määrä voidaan hyväksyä (esim. 1000 dollaria) tiettyjen erityisten etujen valvomiseksi ryhmän puolesta.
Harkitse kolmansien osapuolten palvelua, kuten Pay Pal, käteispalkkien käsittelyyn. Verkkosivustoa ei tarvita (vaikka monet klubit pitävät helposti linkkiä Pay Paliin kotisivun linkin kautta) ja kannattajat voivat tehdä turvallisia lahjoituksia pankeiltaan tai luottokortiltaan. Paperirata on kattava ja helppokäyttöinen. Pay Pal voi myös perustaa automaattisia kuukausimerkintöjä usein toimittajille.
Määritä Excel (tai muu tietokantaohjelmisto) laskentataulukot kaikkien käteisvarojen seurantaan. Hävitä käteispakkausten lahjoitukset, shekit, luottokorttitapahtumat, Pay Pal -tuotteet ja ylimääräiset tulotulot, jotta voit seurata, missä ryhmän rahat tulevat tulevista markkinointitoimista.
Työskentele pankkiirin tai kirjanpitäjän kanssa, jos jäsenyytesi ei sisällä tiimin jäsentä, joka on tyytyväinen talouteen. Lähetä aina kiitosviesti lahja-lahjoittajille heti niiden lahjoituksen jälkeen. Tämä ylimääräinen kosketus, kun se lähetetään ajoissa, muistuttaa luovuttajaa heidän panoksestaan, puhuu paljon ryhmän kiitollisuudesta ja asettaa tulevien kampanjahakemusten vaiheen.
