Projektiraportin kirjoittaminen voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle vie aikaa, kärsivällisyyttä ja paljon tietoa. Pidä raporttisi lyhyt ja täsmällinen, jotta korostat tärkeitä tietoja, joita olet toimittamassa. Voittoa tavoittelemattomat järjestöt luottavat lahjoitusten ja avustusten rahoitukseen, joten on erityisen tärkeää antaa lukijoille täysi julkisuus organisaation tavoitteista, hankkeiden vaikutuksista ja menoista. Hankkeen kokonaistarpeiden määrittäminen voi olla hankalaa, mutta on olemassa perustietoja, jotka ovat välttämättömiä voittoa tavoittelemattomien projektiraporttien kannalta.
Tarvittavat kohteet
-
Projekti suunnitelma
-
Hankkeen saavutukset
-
Taloustiedot
-
Mielipiteitä
Luo kansilehti, joka sisältää organisaation nimen, logon, projektin nimen, päivämäärän ja tiimin jäsenet. Raportissa pitäisi olla myös sisällysluettelo, jotta lukijat voivat välittömästi tunnistaa ja lukea niitä kiinnostavat osat.
Raportin ensimmäisessä osassa on oltava yhteenveto hankkeen tehtävästä, tavoitteista ja saavutuksista. Jos organisaatiosi on ylittänyt alkuperäiset tavoitteet, korosta tietyt saavutukset. Jos organisaatiosi jäi suunnitelluista tavoitteista, varmista, että sait oppitunteja niin, että lukijat tietävät, että olet oikean matkan tavoitteiden saavuttamisessa.
Käytä asiakkaiden positiivisia suosituksia, jotta voit kertoa voittoa tavoittelemattoman organisaation hyödyllisistä vaikutuksista. Korosta organisaation hankkeen tehokkuus, jotta raportin lukijat voivat tunnistaa tarpeen jatkaa hanketta ja rahoituksen tarvetta.
Lisää raporttiin taloudellinen osa, joka kertoo selkeästi organisaation varoista, menoista ja tulevista rahoitussuunnitelmista. Älä esittele lukijoillesi raakaa tietoa ja odota, että ne tekevät analyysin. Jotta taloudellinen osa olisi vähemmän sekava lukijoille, käytä kaavioita ja yhteenvetoja. Organisaation taloudellisen vastuun osoittaminen johtaa nykyisten ja mahdollisten sijoittajien tulevaan rahoitukseen.
Raportin viimeisessä osassa olisi oltava tiivistelmä, joka sisältää raporttisi tärkeimmät kohdat. Yhteenvetoon on sisällytettävä myös tiedot tulevista tavoitteista, tavoitteista ja suunnitelmista.
