Kun projektipäällikkö on hankkeen päätyttyä, sinun on varmistettava, että hankkeen tulos vastaa odotuksia. Sitten sinun täytyy suorittaa joitakin lopullisia asiakirjoja ja sulkea projekti. Tyypillisiä menetelmiä ovat hyväksynnän hankkiminen, omistusoikeuden siirtäminen ja tuotteen vapauttaminen tuotantoon. Yleensä kirjaudut ulos projektista loppuun tekemällä testauksen varmistaaksesi, että joukkue on suorittanut työn ja päivittänyt tilaraportit osoittaakseen täydennyksen.
Suorita hyväksyntätestaus. Epäviralliset hyväksymismenetelmät sisältävät asennuksen tai tapahtuman loppuunsaattamisen. Muodolliset hyväksymismenetelmät sisältävät käyttäjän testauksen hankkeen suunnitteluvaiheen varhaisessa vaiheessa vahvistettujen kriteerien mukaisesti. Esimerkiksi ohjelmistosovellusten kehittämishankkeisiin sisältyy tyypillisesti toiminnallisia, järjestelmä- ja käyttäjäkokeita sen osoittamiseksi, että tuote toimii tarkoitetulla tavalla. Jos käyttäjät havaitsevat, että tuote ei täytä heidän tarpeitaan, he hylkäävät toimituksen ja tarkistukset on tehtävä ennen hankkeen päättymistä.
Luo kirjautumisasiakirja. Tässä hyväksymissopimuksessa luetellaan hankkeen onnistumisperusteet. Luo esimerkiksi tarkistuslista testaamaan raportointijärjestelmää, joka on suunniteltu mahdollistamaan työntekijöiden vapaaehtoistyöhön käytetyn ajan tallentaminen. Käyttäjien on vahvistettava, että he voivat käyttää intranet-pohjaista lomaketta lähettämään ja tarkastelemaan vain heidän tuntejaan valituissa toiminnoissa. Johtajien olisi voitava tarkistaa vain heidän valvonnassaan olevien työntekijöiden esittämät tiedot. Hakemuksen pitäisi lähettää sähköpostiviesti sekä johtajalle että työntekijälle, jotta he voivat ilmoittaa heille hakemuksesta. Työntekijöiden pitäisi pystyä pyytämään, että hakulomakkeeseen lisätään lisätoimia.
Hanki lopullinen hankkeen hyväksyminen asiakkailta, sponsoreilta ja sidosryhmiltä. Nämä henkilöt voivat allekirjoittaa paperikopiot hyväksymissopimuksesta tai käyttää online-malleja tai lomakkeita, kuten Microsoft Office -sivuston tarjoamia. Esimerkiksi InfoPath-lomakkeen avulla voit näyttää projektin tilan visuaalisesti käyttämällä ehdollista muotoilua, joka näyttää ja piilottaa kuvat projektin tilan perusteella.
vinkkejä
-
Lähetä paperi-kirjautumiskäytännön sijaan sähköpostiviesti. Esimerkiksi Microsoft Outlookin avulla voit luoda uuden viestin painamalla CTRL / N-näppäimiä. Valitse Asetukset-valikosta Käytä äänestyspainikkeita -painiketta. Valitse vaihtoehto Hyväksy, Hylkää. Kirjoita "Aihe:" -kenttään lyhyt kuvaus hankkeesta, jonka haluat sähköpostin vastaanottajan kirjautuvan ulos. Voit lisätä lisää tekstiä, grafiikkaa tai asiakirjoja. Napsauta Lähetä-painiketta. Vastaanottajat saavat sähköpostiviestin, jossa on direktiivi "Äänestä klikkaamalla Äänestys yllä olevasta Vastaa-ryhmästä." Napsauta alkuperäisen viestisi seuranta-painiketta nähdäksesi, kuka on hyväksynyt ja kuka on hylännyt.
