Kaikissa liiketoimintaympäristöissä on suuri ero yksinkertaisen yhteistyön ja yhteistyön välillä. Todellisen yhteistyöympäristön luominen voi kuitenkin olla vielä haastavampaa virtuaalisessa työpaikassa, varsinkin kun tiimin jäsenet eivät tunne toisiaan tai niillä on erilaisia kulttuuritaustoja. Tästä huolimatta vähän taitotietoa ja oikeat työkalut eivät todellakaan ole haaste, jota virtuaalitiimi ei pysty voittamaan.
Luo jaettu ymmärrys
Selvitä kaikki väärinkäsitykset, joita tiimin jäsenillä voi olla siitä, mitä online-yhteistyö on ja mitä siihen liittyy. Tämä on erityisen tärkeää ihmisten kanssa, jotka eivät ole tottuneet työskentelemään yhdessä verkossa. Tavoitteena on tavata ja työskennellä yhdessä reaaliajassa, eikä lähettää sähköposteja - ja sähköpostiliitteitä - edestakaisin. Vaikka sähköpostilla ja muilla asynkronisilla työkaluilla, mukaan lukien jaettu työtila ja kalenteri, asiakirjojen kirjastot ja keskustelualueet ovat tärkeitä, todella yhteistyössä toimiva ympäristö vaatii reaaliaikaisia ja synkronisia vuorovaikutuksia.
Määritä roolit, ei tehtäviä
Määritä roolit ja selventää tulosten odotuksia, mutta älä määritä tarvittavia toimia hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi etukäteen. Tutkijapohjaisen konsultointi- ja koulutusyrityksen Ferrazzi Greenlightin kirjailija ja toimitusjohtaja Keith Ferrazzi kertoo, että tehtävien epävarmuus on avain yhteistyössä verkossa. Ferrazzi viittaa tutkimukseen, jonka mukaan verkkoyhteistyö lisääntyy, kun tiimin jäsenillä on selkeät roolit, mutta niiden on tehtävä yhteistyötä päättääkseen, miten joukkueen tavoitteet saavutetaan.
Luo yhteistoiminnallinen ajattelutapa
Astu alas ja anna muille - jotka voivat olla pätevämpiä, mutta jotka eivät ole tavallisia joukkueen johtajia - mahdollisuus antaa ohjeita tai antaa ohjeita. Jokaisen jäsenen on oltava valmis uhraamaan henkilökohtaisia etujaan ja tekemään parhaansa joukkueen kannalta. Ferrazzi ehdottaa muutaman pelin pelaamista, kuten online-, tiimipohjaista scavenger-metsästystä tai roolipelejä hankkeen alkaessa, ei vain luoda yhteisöllistä ajattelutapaa, vaan myös rakentaa johtajuutta ja tiimityötä.
Käytä Oikeat työkalut
Ääni- ja videoneuvottelut, vuorovaikutteiset valkotaulut, asiakirjayhteistyöohjelmistot ja pikaviestit ovat tärkeitä työkaluja reaaliaikaisessa kokouksessa ja vuorovaikutuksessa tiimin jäsenten kanssa koko päivän. Esimerkiksi interaktiiviset taulut tarjoavat vaihtoehtoja piirtämiseen, tekstin kirjoittamiseen ja kuvien liittämiseen, mikä tekee niistä hyvän vaihtoehdon esittelyihin aivoriihi ja hienosäätö. Kun yhdistettynä äänikokouksiin, tiimin jäsenet voivat nähdä kuka osallistuu ja puhuu keskenään. Asiakirjayhteistyövälineet mahdollistavat reaaliaikaisen rinnakkaisjulkaisun ja yhdessä muokkaamisen yhden tai useamman muun henkilön kanssa.
