Onnistuneet vastaanottovirkailijat voivat hallita monipuolisesti useita tehtäviä ja antaa yrityksille myönteisen vaikutelman vierailijoille, vierailijoille ja mahdollisille työntekijöille. Olipa kyseessä pieni ammattitaitoinen yritys tai suuri monikansallinen yhtiö, asianmukaiset organisaatiotaidot voivat olla avain tehokkaan vastaanoton ylläpitämiseen. Paras vastaanottovirkailijajärjestö ideoita yksinkertaistaa rutiinitehtäviä ja tehostaa vieraanvaraisuutta.
Pikaopas
Luo rutiinitietoja varten pikahakuoppaat, kuten usein kutsutut numerot, toimistoluettelot ja puhelinnumerolistat. Laminoi nämä oppaat, jotta ne ovat helposti käsiteltävissä ja viittaavat nopeasti. Aseta nämä oppaat järjestettyyn tiedostoon, kun niitä ei käytetä aktiivisesti. Harkitse näiden oppaiden lisäkopioiden esittämistä pyynnöstä. Nämä oppaat tehostavat ja auttavat nopeuttamaan rutiinitehtäviä, kuten puhelujen siirtämistä.
Tärkeimmät tapaamiset
Tee luettelo odotettavissa olevista kävijöistä päiväkohtaisesti. Laita henkilön nimi ja kenelle sinun tulee ilmoittaa saapuessaan. Tämän luettelon avulla voit muokata tervetuliaisilmoituksiasi vierailijoille. Esimerkiksi, kun vieras saapuu, voit sanoa: "Tervetuloa, herra Smith. Epps on innoissaan kokouksestasi." Tämäntyyppinen tervehdys tekee vieraille tervetulleeksi ja voi auttaa parantamaan kokouksensa tuloksia. Tämä mukautettu tervetuloa on erityisen hyödyllinen työntekijöiden haastatteluissa. Jos potentiaalinen työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi, hän on helpommin haastattelussa, ja hänellä on suotuisampi näkemys yrityksen työskentelystä.
Break Rotation -aikataulu
Varmista, että sinulla on asianmukainen varmuuskopio, joka kattaa tehtävät, kun olet taukoja tai sairaspäiviä. Tee "huijauslevyjä", jotka esittävät perusvelvollisuuksia ja toimintoja, jotka voidaan antaa kaikille, jotka täyttävät sinulle. Harkitse muodollisen aikataulun luomista, joka kääntää kattavuutta koskevia tehtäviä yrityksen eri osastojen kesken. Tämä kiertojärjestelmä antaa sinulle enemmän yhteyksiä liiketoiminnan useisiin osiin, mikä helpottaa kysymysten ohjaamista tulevaisuudessa.
Yrityskirjat
Luo yritysraportti, jossa korostetaan positiivisia uutisia ja yrityksen toimintaa. Käsittele näitä kirjoja, kun sinulla on seisokkeja, ja sijoita ne odotusalueelle, jotta kävijät voivat tarkistaa. Nämä kirjat tarjoavat kävijöille rakentavan tavan siirtää aikaa, kun he odottavat nimittämistään ja voivat auttaa heitä tuntemaan yrityksesi samanaikaisesti. Pitämällä vieraasi käytössä, voit pitää huomionne muihin tehtäviin ja puheluihin, mikä lisää organisaation tehokkuutta.
virvokkeita
Pidä virvokkeita helpon matkan päässä vastaanotosta. Asenna pieni jääkaappi kylmien juomien säilyttämiseen pöydän alla tai odotusalueella. Käytä yhden kupin kahvinkeitintä tavallisissa kahvituotteissa, kuten sokerissa ja kerma. Aseta lautasen leivonnaisia vastaanottoasentoon tai kulhoon karkkeja karkkeja. Kun nämä virvokkeet suljetaan, voit antaa lämpimän vastaanoton yrityksesi asiakkaalle ilman, että sinun tarvitsee lähteä vastaanottoalueelta.
