Varsinainen yhtiökokous on yhtiökokous hallituksen jäsenten, osakkeenomistajien, sijoittajien ja ylimmän johdon kanssa verotietojen tarkastelemiseksi ja keskeisten päätösten ja edellisen vuoden aikana tehtyjen muutosten kattamiseksi. Yhtiökokouksen pöytäkirjat kootaan kokouksen pöytäkirjana ja sisältävät yksityiskohtaisia tietoja kokouksessa tehdyistä merkittävistä päätöksistä ja valituista virkamiehistä. Pöytäkirjat liitetään tyypillisesti kokouksen aikana käsiteltyjen tai esitettyjen raporttien liitteeseen.
Kirjoita organisaation nimi ja sen jälkeen "Varsinaiset yhtiökokouksen pöytäkirjat". Kirjoita sitten kokouksen päivämäärä ja kellonaika sekä kokouksen paikka. Sijainnin on sisällettävä kokoustilan nimi ja paikka, jossa kokousta pidetään.
Kirjoita esite. Käytä roomalaista numeroa "I" ja sen jälkeen termiä PREAMBLE. Luettele kaikki kokoukseen osallistuvat jäsenet alkaen presidentistä. Luettele sitten varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja, sihteeri ja toimitusjohtajat. Tässä osassa voidaan käyttää joko täydellisiä nimiä tai ensimmäisiä ja sukunimiä.
Luettele tarkkailijat ja anteeksipyynnöt. Jos on läsnä tapaamiskäyttäjiä, jotka eivät ole virkamiehiä tai valiokunnan jäseniä, heitä voidaan pitää tarkkailijana tai anteeksipyynnönä. Jos kukaan ei kuulu mihinkään ryhmään, ilmoita "Nil" kullekin.
Esittele edellisen kokouksen pöytäkirja. Käytä roomalaista numeroa "II", jota seuraa tämän jakson edellinen kokous. Ilmoittakaa ehdotukset, jotka siirrettiin, lähetettiin ja siirrettiin tähän kokoukseen.
Esittele kokouksen raportit. Aloita tämä kohta käyttämällä roomalaista numeroa "III" ja sen jälkeen raportteja. Luettele raportit erikseen liitteenä.
Kirjaa vaaliprosessi. Käytä roomalaista numeroa "IV", jos haluat ilmoittaa paluuviranomaisten, presidentin, varapresidentin, sihteerin, rahastonhoitajan ja muiden valittujen virkamiesten vaalit. Jokaisen ehdokkaan osalta sinun on sisällytettävä: nimetty henkilö; ketä heidät nimitti; joka nimitti ehdokkaan; ja onko ehdokas hylännyt tai hyväksynyt ehdokkaan. Valittu upseeri ilmoitetaan tällöin pöytäkirjassa.
Kirjaa virkamiehen vaalit. Jos valitset julkisia velkojia, sinun on lueteltava ehdokkaan nimi ja henkilöt, jotka nimittivät ja lähettivät virkailijan.
Luettele kokouksessa hyväksytyt tai esitetyt ehdotukset. Esitys on äänestys tietyn politiikan tai päätöksen puolesta tai sitä vastaan, ja se voidaan esittää kokouksen aikana. Luettele kaikki näistä keskusteluista pöytäkirjaan ja ilmoita, onko ehdotus hyväksytty vai hylätty.
Tallenna "Muut liiketoiminnan" kohteet. Rooman numeron "V" alla luetellaan kaikki yhteenvedot tai tapahtumat, jotka tapahtuivat kokouksen ulkopuolella vaalien ja esittelyjen ulkopuolella. Luetteloitu luettelo tai 2–3 lauseita jokaisesta kohdasta on tyypillisesti riittävä tarkistettavaksi seuraavassa kokouksessa.
Luettele liitteen tiedot ja taloudelliset tiedot. Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjan viimeisessä osassa on lueteltava pöytäkirjassa aikaisemmin mainitut liitteet ja lopetettava rahastonhoitajan antamien taloudellisten tietojen yhteenveto.
vinkkejä
-
Yhtiökokous pidetään tyypillisesti vuosittain, jotta jäsenille tiedotetaan edellisen vuoden toiminnasta, ja valitaan tuleva vuosi virkamiehet ja virkamiehet. Yhtiökokouksen pöytäkirjat voidaan jakaa kaikille osallistujille pian kokouksen jälkeen. Sihteeri voi joutua toimittamaan jäljennöksen yhtiökokouksen pöytäkirjasta seuraavassa kokouksessa tarkistettavaksi.
