Raportoi kirjoittaminen olennaisena taitona kaikilla liiketoimintatasoilla. Selkeiden ja ytimekkäiden raporttien kirjoittaminen on keskeinen taito liiketoiminnan tehokkaassa viestinnässä. Tehokas ja hyvin kirjoitettu raportti voi johtaa myyntiin, luoda yhtenäisempiä ja paremmin toimivia tiimejä, tehostaa prosesseja ja parantaa taloudellista toimintaa. Raportit voivat hälyttää johtamista liiketoiminnan kasvumahdollisuuksiin, tunnistaa alueet, joilla voidaan tehostaa tehokkuutta ja luoda yhtenäiset liiketoimintamenettelyt. Koska se on niin tärkeä useimpien yritysten toiminnan kannalta, raporttien kirjoittamista pidetään yhtenä tärkeimmistä liiketoimintaviestinnän muodoista.
näkökohdat
Raportin kirjoittaminen, koska se on niin tärkeä osa yritysviestintää, on oltava hyvin suunniteltu. Tärkeitä näkökohtia ovat muun muassa sen yleisön tunteminen, jolle raportti kirjoitetaan, raportin kirjoittamisen syyt, lopullinen tarkoitus, jota varten raportti on tarkoitettu, ja tietyt henkilöstön jäsenet tarvitsevat tietoja, jotka ovat välttämättömiä raportin loppuun saattamiseksi. On olennaista määrittää, kuinka monta yritystietoa tulee raportin kirjoittamiseen, ja vertailla näiden resurssien arvoa raportin luomisesta odotettavissa olevaan nettotuottoon. Jos raportin kirjoittamiseen tarvitaan monia arvokkaita resursseja, mutta raportti tuottaa vain pienen hyödyn, se ei ole tehokas hanke. Vähemmän aikaa vievä liike-elämän viestintä, kuten muistio, voi olla mitä tarvitaan.
Suunnittelu
Kun kaikki näkökohdat on tutkittu ja dokumentoitu, raportin kirjoittaja - tai projektipää, jos useat kirjoittajat luovat raportin - rakentaa suunnitelman. Suunnittelu on välttämätöntä tehokkaalle yritysviestinnälle, ei missään tapauksessa enempää kuin raportin kirjoittamisessa. Raportin kirjoittamista koskeva kattava suunnitelma sisältää raportin laatimisen aikataulun, tarvittavat materiaalit, luettelon kaikista osallistujista ja kaikki tarvittavat vakuudet ja materiaalit, kuten taideteokset.
tuotanto
Tuotanto on tärkein askel kaikilla yritysviestintäprojekteilla. Raportin kirjoittamisessa tuotanto voi kestää vain vähän tai jopa useita kuukausia projektin laajuudesta riippuen. On tärkeää tutustua suunnitelmaan säännöllisesti pitkien raporttien kirjoittamisprojektien aikana varmistaakseen, että hanke on ajoissa valmiina.
Arvostelu
Ainakin kirjoittaja tarkastaa raportin yleensä ennen kuin se toimitetaan lopullisille vastaanottajille. Hyvää kielioppia ja tyyliä tarvitaan kaikessa yritysviestinnässä, joten tarkastelun tulisi sisältää vähintään - tarkistus oikeinkirjoituksesta ja välimerkistä. Jos aika sallii, sisällön tarkempi tarkastelu olisi suoritettava. Jos mahdollista, korjaajan tulee olla joku, joka näkee materiaalin uudestaan; "tuoreet silmät" ovat omiaan osoittamaan virheellisiä tai kieliopillisia ongelmia, joita joku, joka on ollut tiiviisti mukana raportin luomisessa, ei ehkä tartu.
Toimitus
Raportin toimittaminen voi olla useita muotoja: Raportti voidaan esittää diaesityksenä ja keskusteluna, tulostaa ja lähettää sähköpostitse kokonaisuudessaan vastaanottajille tai jakaa useisiin osiin ja toimittaa useita viikkoja eri vastaanottajille. Lyhyempi versio pitkästä raportista voidaan esittää, kun taas täysversio on tulostettu. Toimitusmenetelmät määräytyvät raportin pituuden, kirjoittajan saatavuuden, havaintojen esittämisen ja vastaanottajien maantieteellisen sijainnin mukaan.
