Yrityksillä on varoja, jotka menettävät arvonsa ajan myötä, ja ne on ehkä hävitettävä. Esimerkkinä voidaan mainita vanhoja autoja, jotka saattavat olla yrityksen viemäröityminen usein korjausten vuoksi. Varojen luovutuskirjeessä annetaan lopullinen sijoitus tai luovutus jätteistä, ylimääräisestä tai romuista asianmukaisen prosessin ja asianmukaisen valtuutuksen nojalla. Hävittäminen voidaan saavuttaa hylkäämällä, tuhoamalla, sisäistämällä, polttamalla, luovutta- malla tai myymällä. Omaisuuserät on luovutettava varojen luovutuspolitiikan mukaisesti.
Määrittele menetelmät varojen hävittämiseksi siinä valtiossa, jossa yrityksesi sijaitsee; ilmoitettava ne sitten omaisuuserien luovutuskirjeessä. Täytä varojen hävittämistä koskeva lomake, jonka voi yleensä hankkia yhtiön osastolta. Jos omaisuuserien myynti tulee olemaan loppusijoitusmenetelmä, pyydä, että kiinnostuneet ostajat esittävät kiinnostuksensa. Ilmoittakaa luovutettavat varat ja ilmoittakaa niiden arvo.
Ilmoittakaa paikka, jossa varojen ostamisesta kiinnostuneet joutuvat katsomaan niitä. Ilmoittakaa aika, jolloin katselu tapahtuu, ja menettely, jota käytetään myyntiin. Ilmoittakaa, onko ostajan suoritettava myyntisumma myyntipäivänä ja onko maksua perittävä huutokaupassa.
Sisällytä varojen hävittämiskirjaan tarjouspyynnöt, jos luovutat varat "tarjousjärjestelmän avulla". ("Myynnin" ja "tarjouskilpailun" välinen ero on se, että myynti sisältää omaisuuden myynnin kiinteällä hinnalla, kun taas tarjouskilpailussa ostajat määrittävät hinnat, jotka he ovat valmiita maksamaan..)
Yksi vaihtoehdoista on, että omaisuus myydään sisäisesti, toisin sanoen yhtiön jäsenille - kuten työntekijöille tai osakkeenomistajille -. Ilmoittakaa, tapahtuuko ulkoinen tarjouskilpailu, mikä tarkoittaa, että ulkopuoliset voivat osallistua tarjouskilpailuun. Varojen hävittämiskirjeessä on mainittava selkeästi nämä vaihtoehdot ja ilmoitettava tarjouksen mainonnan menetelmä - esimerkiksi sanomalehdet tai verkossa.
Ilmoittakaa omaisuuserien luovutuskirjeessä, onko olemassa vähimmäishintahinta ja mitä tapahtuu, jos kyseinen vähimmäismäärä ei täyty. Ilmoittakaa, lopetetaanko loppusijoitus tai harkitaan muita hävittämismenetelmiä.
Ilmoittakaa omaisuuserien luovutuskirjeessä, sallitaanko kaupat. Tällöin omaisuuserät käydään kauppaa ja niitä sovelletaan uusien kohteiden ostamiseen. Jos näin on, määritä, että varojen hävittämistä koskeva hakemuslomake on toimitettava ja toimitettava omaisuuden hallinnoinnista vastaavalle osastolle. Jotkin yritykset kuitenkin sopivat rahoituspalveluyrityksistä, kuten sijoituspankeista, hallitsemaan omaisuuttaan. Näissä tapauksissa omaisuuserien hävittämistä koskevat pyynnön lomakkeet toimitetaan asianomaisille rahoituspalveluyrityksille.
Osoita, luovutetaanko hyödykkeet luovuttamalla tarvitseville ihmisille vai hävitetäänkö ne. Ilmoittakaa, mitä menettelyä on noudatettava sen määrittämiseksi, kenelle varat luovutetaan. Jos hävittäminen tapahtuu hävittämisen kautta, ilmoittakaa, miten se tehdään ja mitä asiaan liittyviä lakeja on noudatettava.
