Se voi aiheuttaa sekaannusta tietäen, mitä asiakirjoja tarvitset kädessäsi, kun käytät pienyritystä. Yksi näistä asiakirjoista, sisäisen tulopalvelun lomake W-9 - veronmaksajan tunnistenumeron ja varmentamisen pyyntö - sisältää tärkeitä yksityiskohtia, joita sinun ja sisäisen tulopalvelun tarvitsevat yrityksille, riippumattomille urakoitsijoille ja niille, joille maksut, työntekijät ja myyjät verovuoden aikana.
W-9 Tarkoitus
IRS suosittelee, että pyydät kaikkia toimittajia lähettämään W-9: n, kun aiot suorittaa maksuja heille 600 dollaria tai enemmän, jos he ovat yksityisiä tai itsenäisiä urakoitsijoita, kiinteistöjä tai osa kotimaan luottamusta, kumppanuusyhtiöitä, yrityksiä, rajoitettu vastuuyhtiö, yhdistykset tai järjestöt, jotka on perustettu Yhdysvaltojen lainsäädännön mukaisesti tai W-9: n tarkoituksena on antaa sinulle myyjän oikeudellinen nimi ja osoite sekä veronmaksajan tarkka tunnistenumero vuoden lopun veroilmoitusta varten lomakkeessa 1099. Asiakirjan verotiedot voivat olla työnantajan tunnus, ulkomaalaisen verovelvollisen tunnusnumero tai jopa sosiaaliturvatunnus. Asiakirjan on oltava päivätty ja allekirjoitettava luettelossa olevan henkilön tai oikeushenkilön edustajan, jos se on yritys.
IRS-ilmoitus
Kun olet lähettänyt Form-1099-asiakirjat, jotka osoittavat toimittajille ja muille vuoden aikana suoritettuja maksuja, kerätyn W-9-tiedon perusteella IRS lähettää sinulle ilmoituksen, jos 1099: n tiedot eivät ole samaa mieltä sen tiedot. Sinun on pyydettävä toinen W-9 niiltä toimittajilta, joiden tiedot ovat virheellisiä. IRS edellyttää, että pidät W-9-tiedostot jokaiselle, jolle olet maksanut yli 600 dollaria verovuonna osana tavanomaista kirjanpitokäytäntöä, yleensä enintään seitsemän vuotta. Tee käytännöstä pyytää säännöllisesti päivitettyjä W-9-laitteita toimittajilta tarkkuuden varmistamiseksi tai ainakin joka kerta, kun hallitus päivittää tai muuttaa lomaketta.
