Kirjalliset direktiivit työntekijöille ovat usein hyödyllisempiä kuin suulliset ohjeet. Kirje, joka sisältää yksityiskohtaiset tiedot uudesta politiikasta tai menettelystä, antaa työntekijöille asiakirjan myöhempää käyttöä varten. Sen lisäksi, että ne auttavat heitä muistamaan, miten uutta menettelyä noudatetaan, direktiivi-kirje täyttää lain edellyttämän virallisen ilmoituksen antamisen uudesta lainsäädännöstä. Esimerkiksi vuoden 2011 alussa monet kaupungit aloittavat tupakointikieltoja, jotka vaikuttavat alueen yrityksiin. Työnantajan velvollisuutena on ilmoittaa työntekijöille, kuinka noudattaa uutta tupakointipolitiikkaa.
Aseta yrityksen kirjelomakkeet tulostimeen. Tämä direktiivi on virallinen ilmoitus ja kirjelomake vahvistaa tietojen muodollisuutta.
Kirjoita koko päivämäärä. Sinun on aina sisällytettävä päivämäärä direktiiviin, koska siinä vahvistetaan ilmoituksen aika. Ohita rivi.
Kirjoita vastaanottajan nimi ja osoite, jos direktiivissä on vain yksi henkilö. Jos se on yleinen kirje kaikille työntekijöille, jätä nimi ja osoite pois.
Tyyppi "Hyvä arvostetut työntekijät", jota seuraa kaksoispiste, jos kirje menee kaikille työntekijöille. Kirjoita tietty nimi, jos se menee yhdelle henkilölle.
Aloita kirje suoralla lausunnolla siitä, mitä ohjeet ovat. Anna tarvittavat tiedot politiikasta tai menettelystä, kuten siitä, milloin se tulee voimaan ja ketä politiikka vaikuttaa.
Luettele vaiheet, jotka koskevat tehtävän suorittamista tai uuden käytännön noudattamista. Käytä selkeää, helposti luettavaa kieltä, jota työntekijät voivat seurata.
Selitä, miten tämä uusi politiikka hyödyttää vastaanottajaa ja antaa kiitosta yhteistyöstä. Selitä, mitä tapahtuu, jos työntekijä päättää olla noudattamatta direktiiviä.
Anna viimeisessä kohdassa kaikki asianmukaiset määräajat tai yhteystiedot. Kuvaile tapa, jolla arvioidaan työntekijöiden vaatimustenmukaisuutta, jos se on tarpeen. Tarjoa vastausta kaikkiin kysymyksiin, joita vastaanottajilla voi olla.
Sulje kirje kirjoittamalla kunnioittavan sulkemisen ja kirjoittamalla koko nimesi ja nimesi. Kirjaudu sisään kirjoitetun nimen yläpuolelle.
Pyydä toista ohjaajaa lukemaan kirjainta varmistaaksesi, että et ole jättänyt mitään tietoa.
Lähetä kirje (t). Jos direktiivi on seurausta lainmuutoksesta, harkitse pyyntöä allekirjoituksen vahvistamisesta vastaanottajalta osoittaakseen, että direktiivi on vastaanotettu.
