Usein kun organisaatio etsii ulkopuolista apua projektille, se antaa RFP: n tai ehdotuspyynnön. Urakoitsijat vastaavat sitten RFP: hen, jossa kuvataan, miten he voivat auttaa projektissa ja miksi heidän yritys tai tiimi on paras vaihtoehto työhön. Jotta saat mahdollisimman täydelliset vastaukset ja tehdä oikean valinnan, RFP: n on sisällettävä joitakin perustietoja.
RFP: n on aina aloitettava esittely ja yleiskatsaus pyyntöä antavasta organisaatiosta sekä ongelmasta tai projektista, jossa apua tarvitaan. Johdanto on yleensä enintään yksi tai kaksi, ja siihen on sisällyttävä myös hankkeen ja ehdotetun talousarvion eräpäivä. Näiden tietojen sisällyttäminen auttaa yrityksiä tekemään päätöksen siitä, vastaako se RFP: hen.
Projektin tiedot
RFP: n toisessa osassa on annettava yksityiskohtaiset tiedot erityisestä hankkeesta tai ohjelmasta. Tarjoa yksityiskohtia hankkeen tarkoituksesta ja rakenteesta sekä yksityiskohtia, jotka koskevat sitä käsittelevää tiimiä, sijaintia, aikataulua ja tilaa. Tämä tieto auttaa vastaajia ymmärtämään hankkeen kontekstin; he voivat sitten räätälöidä vastauksensa pyytävän organisaation tarpeisiin.
Palvelun laajuus
RFP: ssä on yksityiskohtaisesti selvitettävä, mitä palveluja etsit ulkopuoliselta yritykseltä. Tämä palveluvalikoima on luultavasti tärkein osa RFP: tä, koska vastaajayritykset kehittävät huolellisesti ehdotuksia, jotka vastaavat kaikkia tarpeitasi. Vaikka sinun on sisällytettävä tiettyjä tehtäviä, jotka ovat avain projektin loppuun saattamiseen, vaadittavien palveluiden luettelon on oltava melko yleinen, sillä jokaisella vastaajilla on oma lähestymistapa hankkeeseen. Ulkopuolisten yritysten antamien yksityiskohtaisten ideoiden ja prosessien salliminen voi auttaa sinua tekemään tietoisemman päätöksen parhaasta yrityksestä.
talousarvio
Vaikka jotkin yritykset, jotka antavat RFP: itä, epäröivät sisällyttää budjettitietoja, jos sinulla on tiukka budjetti, lisää se sitten RFP: hen. RFP: ssä on oltava osa, jossa yrityksiltä pyydetään yksityiskohtaisia tietoja siitä, miten ne aikovat käyttää talousarviota, sekä erittely niiden laskutus- ja maksuvaatimuksista ja -menettelyistä. Sisällytä myös tietoja sopimuksen tyypistä ja sopimuksen kestosta.
edellytykset
Kun valitset ulkopuolisen yrityksen työskentelemään yrityksesi kanssa, haluat parhaan ja pätevimmän yrityksen, jonka voit varaa. RFP: n on sisällettävä jakso, jossa vastanneet yritykset voivat yksityiskohtaisesti täsmentää työnsä. Jos etsit erityistä kokemusta, pyydä vastaajilta yksityiskohtaisesti taitojaan ja kokemuksiaan tällä alueella. Lisäksi pyydetään viittauksia joko yrityksen tai yksittäisten tiimin jäsenten osalta.
Arviointi ja toimittaminen
RFP: hen on sisällyttävä arviointiperusteiden ja ehdotuksen esittämisohjeiden erittely. Ole selkeä ja täsmällinen, ilmoittamalla määräajan päivämäärä ja kellonaika sekä erityinen osoite, johon saat ehdotuksia. Jos on olosuhteita, jotka johtaisivat välittömään hylkäämiseen, sisällytetään myös ne.
