Teknologia on mullistanut toimistotulostusprosessit, jolloin kopiokoneet ovat valtavia verkottuvia tulostimia. Aivan kuten kaikki mukavuudet tarjoavat mahdollisuuden väärinkäyttöön, kopiokoneiden korkealaatuinen tuotanto voi helpottaa immateriaalioikeuksien väärinkäyttöä. Kun harkitset, mitä nämä koneet voivat tarjota koulullesi tai yrityksellesi, niiden positiiviset tulokset saattavat olla suurempia kuin niiden haitat, mutta niiden negatiivisten tulisi kehottaa sinua suunnittelemaan huolellisesti niiden toteuttaminen ja käyttö.
Asiakirjan jäljentäminen
Pienitehoisia monitoimitulostimia lukuun ottamatta kopiokoneet luottavat väriaineeseen, joka on samanlainen kuin lasertulostimellesi ostamasi. Mitä enemmän kulutat laitteeseen, sitä parempi sen resoluutio, jopa laitteisiin, jotka tuottavat tuotoksen käytännössä erottamattomasti alkuperäisistä asiakirjoista. Täysi väri tai yksivärinen - vain musta - nämä koneet voivat pumpata suuria määriä kopioita lyhyessä järjestyksessä. Niiden helppous ja luotettavuus, joilla ne tuottavat lähdemateriaalia, voivat herättää huolta tietoturvasta, tietojen varkaudesta, tekijänoikeusrikkomuksesta ja väärentämisestä. Liiketoimintaympäristössä, lääketieteellisessä tai oikeudellisessa toimistossa tai missä tahansa skenaariossa, johon liittyy omistusoikeudellisia tai luottamuksellisia tietoja, kopiokoneet voivat uhata lakien tai mukautettujen tietojen hallintaa.
Toiminnallinen mukavuus
Varhaisissa kopiokoneissa ei ollut automaattisia asiakirjojen syöttölaitteita, eivätkä ne voineet lajitella monikopioita. Nykyaikaiset laitteet kääntävät asiakirjan päällekkäisyyden satunnaiseksi teoksi. Yhdessä koti- tai toimistotietokoneisiin yhdellä näistä laitteista voidaan korvata useita työpöytätulostimia tekniikalla, joka tuottaa automaattisesti kaksipuolisia kopioita, lajittelee ja nitoo monisivuisia asiakirjoja, tallentaa usein uusintalomakkeet välittömästi kopioimiseksi, faksit työpöydältä tai kopiokoneen lasista ja sähköpostit sen tuotosta. Tämä mukavuus voi nopeuttaa ja yksinkertaistaa toimistotoimintaa, mutta kopiokoneen hallintalaitteiden monimutkaisuus voi kehottaa käyttäjiä valitsemaan vääriä vaihtoehtoja, tuhlaamaan paperia ja tarvikkeita ulkopuoliselle tulostukselle.
Käyttökustannukset
Koska useimmat kopiokoneet toimivat kuten lasertulostimet, ne sulavat muovi- ja väriaineiden jauhetun seoksen paperiarkkien pinnalle. Tämä sulautumisprosessi perustuu lämpöön, joka herättää sähkön ruokahalua ja nostaa toimistokustannuksia. Kopiokoneet tarvitsevat myös kulutustarvikkeita, mukaan lukien väriaineet, jotka voivat maksaa enemmän kuin vastaavia tarvikkeita lasertulostimille. Nämä korkean tuotoksen patruunat saattavat kestää kauemmin kuin vastaavat työpöydän tulostimen tarvikkeet, mutta suorituskyky on korkeampi. Erityisesti suurikokoisissa toiminnoissa kopiokoneet voivat myös vaatia säännöllistä palvelua tuotannon suorituskyvyn ylläpitämiseksi. Palvelusopimus voi kattaa sekä toimitukset että ylläpidon, mutta se lisää toisen kiinteän hinnan alimmalle rivillesi.
Tietojen säilyttäminen
Kopiokone, joka tallentaa asiakirjan tiedot pikavalintaan ja -tulostukseen, ja että faksit ja sähköpostit, joita kopioit, käyttävät sisäistä kiintolevyä säilyttämään sivun skannaukset lyhyen tai pitkän aikavälin hakuun. Tietojen tallentaminen helpottaa toimistotoimintoja, mutta se voi altistaa arkaluonteiset tiedot vahingossa tai tahallisessa väärinkäytössä. Kuten mikä tahansa kiintolevy, kopiokoneen tallennusmekanismi voi tuottaa salaisuuksia kauan sen jälkeen, kun olet poistanut tiedot ja asiakirjat siitä, ja vaatii samantyyppisiä turvamääräyksiä, joita sovelletaan tietokoneen kiintolevyihin, kun myyt tai poistat järjestelmän.
