Päätöslauselmat ovat muodollisia asiakirjoja, joita käytetään vahvistamaan ja dokumentoimaan äänestyksiä voittoa tavoittelemattoman tai julkisen sektorin hallituksen organisaation jäsenten tekemästä päätöksestä. Päätökset koskevat yleensä varainhoitoa, politiikan toteuttamista tai voittoa tavoittelemattoman tai valtion tahon toteuttamien toimien hyväksymistä, hyväksymistä tai hyväksymistä.
Muotoile resoluutio asettamalla päätöslauselman päivämäärä ja resoluutio tai viitenumero päätöslauselmamuodon yläreunaan. Jos se on ensimmäinen päätöslauselma, josta äänestetään, numero voi olla 00001, ja jokainen toinen resoluutio ensimmäisen jälkeen on numeroitu peräkkäin.
Päätöslauselman nimi tulisi nimetä aiheen mukaan. Mahdollinen nimike voisi olla esimerkiksi "Talousarvion hyväksyminen varainhoitovuonna".
Päätöslauselman kielen tulisi olla muodollinen, alkaen ensimmäisestä lauseesta, joka viittaa hallituksen vastuuseen. Yksi esimerkki on "kun taas hallituksen vastuulla on hyväksyä kaikki XYZ-järjestön budjetit."
Päätöslauselman seuraavassa virkkeessä tai seuraavassa osassa on dokumentoitava tosiasiat tai perustelut, miksi toimi on toteutettu. Esimerkiksi "XYZ-järjestön taloushenkilöstö kehitti budjetin XYZ-organisaation hankkeiden, kustannusten ja toimintakustannusten perusteella, ja XYZ: n kirjanpitäjä on tarkastanut ja tarkastanut kaikki edellisen tilikauden tilinpäätökset; ja ottaa huomioon, että nykyinen talousarvio koostuu ennakoiduista luvuista, jotka perustuvat aiempiin kuluihin ja ennakoituihin kustannuksiin ja kirjanpitoon."
Viimeinen päätöslauselman lausunto koostuu äänestetyistä toimista, kuten "Nyt on päätetty hyväksyä, hyväksyä ja hyväksyä XYZ: n talousarvio varainhoitovuonna." Päätöslauselman seuraavassa osassa luetellaan hallituksen jäsenten nimet, jotka äänestävät päätöslauselmasta, sekä tilaa hyväksymis- tai hylkäämisäänestyksellä. Päätös on hyväksytty, jos hallituksen jäsenten enemmistö äänestää "kyllä" ja päätöstä ei hyväksytä, jos hallituksen jäsenten enemmistö äänestää "ei". Hallituksen puheenjohtajan allekirjoitus olisi liitettävä asiakirjaan äänestyksen kirjaamisen yhteydessä.
