Liike-elämä on täynnä pitkiä, tylsiä ja riehuvia kokouksia. Jos kokous on keskittynyt ja siihen asti, kaikki osallistuvat arvostavat sitä. Olipa viikoittainen henkilökunnan kokous tai alan konferenssi, suunnittelu ja valmistelu voivat tehdä eron tuottavan istunnon tai tylsiä parin tunnin välillä.
Onko sinulla tavoite
Kokous siirtyy nopeammin ja keskittyy, jos sinulla on syytä pitää sitä. Vaikka se on säännöllinen viikoittainen kokous, se on tuottavampaa, jos sinulla on tietty tavoite. Laadi esityslista koskemaan aiheita, joita haluat kattaa. Pidä kiinni esityslistasta: Jos joku tuo esille aiheettoman aiheen, kerro heille puhua siitä kanssasi, kun kokous on päättynyt.
Kutsu valikoidusti
Älä kutsu ihmisiä, joiden ei tarvitse olla siellä. Jos joku tarvitsee jonkun päivityksen hänen viimeisimmälle projektilleen, voit saada sen sähköpostitse. Kokouksen pitäminen kohtuullisessa koossa pitää asiat järjestyksellisempinä ja tarkemmin. Se vapauttaa myös enemmän ihmisiä tekemään tuottavaa työtä.
Valmistele osallistujia
Lähetä esityslista ennen kokousta, joten kaikki tietävät, mitä odottaa. Jos kutsut kokouksen käsittelemään viimeaikaista kehitystä - lainmuutosta, hankkeen viivästymistä - sisällyttäkää taustatiedot esityslistalle. Näin jokainen on nopeaa ja sinulla on enemmän aikaa kokouksessa käsitellä kehitystä.
Etsi oikea tila
Etsi huone, joka on tarpeeksi suuri, että jokainen, joka osallistuu, voi istua mukavasti. Ihmisten puristaminen tai tuolien metsästäminen on häiritsevää, epämiellyttävää ja tekee sinusta näyttämättömän. Vahvista, että huoneessa on kaikki tarvitsemasi laitteet ja että se on kunnossa. Tämä on erityisen tärkeää, jos kokoukseen sisältyy diaesityksen esitys tai jos joku aikoo osallistua puhelimitse tai videoneuvottelulla.
Hallitse kokousta
Esityslistat eivät ole maagisia. Paljon kokouksia alkaa tavoite, sitten osallistujat kiertyvät tangentteihin. Jos isännöi, sinun on voitava ohjata alusta takaisin kurssille. Jos vieraat sisältävät asiakkaita tai ylemmän johdon, sinun on tehtävä tämä herkällä kosketuksella, mutta se on tehtävä. Lopeta kokous aikataulussa.
Auta ihmisiä rentoutumaan
Et halua ajaa niin tiukkaa kokousta, kun kaikki tuntevat olevansa käynnistyksessä. Järjestä välipaloja ja alkoholittomia juomia. Anna jonkin aikaa alussa puhua pienille, sillä ihmiset tietysti nauttivat toisistaan. Älä anna sen juosta siihen pisteeseen, jossa se viivästyttää liiketoimintaa.
