Muistutuskirjeet ovat hyödyllisiä, kun otat yhteyttä asiakkaisiin, jotka ovat ehkä unohtaneet maksaa laskun, sekä ottaa yhteyttä ihmisiin muistuttaakseen heitä tapaamisesta tai tapahtumasta. Niille asiakkaille, jotka käyttävät sähköpostia usein, voit lähettää muistutuksen sähköpostin, joka on erittäin kätevä tapa tavoittaa ne nopeasti. Online-kirjeet vaativat tarkasti jokaista sanaa varmistaakseen, että kirje ei kuulosta aggressiiviselta tai röyhkeältä, ja oikea kielioppi on välttämätön.
Tarkista tietojen tarkkuus, jota haluat muistuttaa henkilölle. Keräämisen muistutuksen lähettäminen epätarkkojen tietojen kanssa hämmentää ja mahdollisesti vihaa asiakasta. Nimitys- ja tapahtumamuistutuksiin olisi sisällytettävä myös tarkkoja tietoja, joilla varmistetaan, että henkilöt tekevät tämän tapaamisen tai osallistuvat tapahtumaan, kun heitä pyydetään.
Hyväksy mahdollisuus, että tiedot ovat virheellisiä tai asiakas on jo lähettänyt maksun. Ilmoitus siitä, että pystyt näkemään vain omat tietosi ja joilla ei ole muita tietoja, joihin voit viitata, voi auttaa kirjaa lukevaa henkilöä ymmärtämään tavoitteenne näkökulmastasi. Hyväksyessään, jos osapuoli oli lähettänyt maksun hiljattain, ja tämä maksu ei heijastu kirjeeseen, hillitsee muistutuskirjeen vastaanottajan vihainen vastaus.
Ole kohtelias ja kohtele asiakasta niin kuin haluaisit tulla kohdelluksi, jos sinulle lähetettiin muistutuskirje. Valvonta, väärä laskenta ja lieventävät olosuhteet tapahtuvat kaikkien elämässä. Taloudellisen muistutuskirjeen liian rumaat tai huonot huomautukset eivät auta saamaan rahaa henkilöltä, jolle lähetät kirjeen. Pidä sen sijaan kirjain täsmällinen ja keskustele vain tilin erityispiirteistä kohteliaasti - välttäen töykeä tai vahingollisia huomautuksia.
Sisällytä alkuperäiset laskutustiedot, kun lähetät muistutuksen, jossa pyydetään maksua. Monet asiakkaat pyytävät nähdä alkuperäisen laskutuksen, jos he ovat unohtaneet tämän tilin. Voit säästää aikaa lisäämällä alkuperäisen laskutuksen muistutuskirjeeseen asiakkaalle. Alkuperäinen laskutustieto voi olla linkki asiakkaan tiliin verkossa, kun lähetät muistutuskirjeen sähköpostitse.
Pyydä vastausta. Asiakkaan vastauksen pyytäminen voi sisältää maksutoimeksiannon pyytämisen, palautuspuhelun, sähköpostiviestin tai oikean yhteystiedon täyttämisen ja palauttamisen sinulle. Pyydämällä asiakkaalta vastausta, olet kohtelias, avaat asiakkaan, kun keskustelet tilistä ja saat maksun asiakkaalta.
Anna yhteystiedot, jotta voit tavoittaa sinut. Varmista, että sinulla on kaikki muistutuksen sähköpostiosoitteesi yhteystiedot. Fyysinen osoite tai postiosoite ei välttämättä riitä; sisältää sähköpostin, verkkosivuston, puhelinnumeron ja faksinumerot, jotta asiakkaalle saadaan mahdollisimman monta tapaa tavoittaa sinut.
