Ihmiset elävät kiireisesti ja eivät aina muista, milloin heidän on tehtävä jotain. Muistutuskirjojen lähettäminen määräajasta voi olla vain ammattimainen kohteliaisuus tai se voi olla osa tilisi järjestelmää. Näiden kirjainten sävy riippuu siitä, miksi lähetät muistutuksen. Käytät esimerkiksi tukevaa ääntä, jos muistutat kiireisiä vanhempia siitä, kuinka kauan leiriin kirjaudutaan. Liiketoimintakirje, joka uhkaa oikeudellisia toimia, jos laskua ei makseta, edellyttää eri lähestymistapaa. Tehokkaat muistutuskirjeet lähetetään hyvissä ajoin ennen määräaikaa, jotta vastaanottajalle annetaan aikaa toimia.
Kirjoita kirje keskusteluäänellä, jos kirje on tarkoitettu ystävälliseksi muistutukseksi. Käytä ystävällistä kirjettä käyttämällä ensimmäistä kohtaa, kun aloitat kirjeen kevyellä tavalla, esimerkiksi tekemällä havainnon siitä, miten kevät on nopeasti päättymässä, ja se tarkoittaa, että kesäleirille kirjautumisen määräaika lähestyy nopeasti. Jotta perävaunun liikekirje saat paikalle, ilmoittakaa, miksi kirjoitat ja miksi vastaanottajan on vastattava kirjeeseen.
Aloita toinen kohta ilmoittamalla selkeästi määräaika. Anna selkeät ja tarkat tiedot määräajasta, kuten keskiviikkona 7. joulukuuta klo 17.00. ET. Aika on valinnainen, mutta se on hyödyllinen tietyissä tapauksissa.
Anna selkeät ohjeet määräajan noudattamisesta. Mahdollisuudet, mukaan lukien maksun lähettäminen niin, että se vastaanotetaan määräajassa tai ennen sitä, tai kirjautumalla verkkoon toiminnolle ennen määräaikaa. Luettelo muista asiaankuuluvista tiedoista, kuten maksettava määrä tai muu tehtävä, joka on tarpeen tehtävän suorittamiseksi.
Kerro vastaanottajalle, mitä seurauksia määräajan puuttumisesta on. Huomaathan esimerkiksi, että määräajan jälkeen rekisteröidyt henkilöt maksavat korkeamman maksun tai että ei ole määräyksiä myöhäisestä rekisteröinnistä.
Loppu maksuttomalla sulkemisella, kuten "Lämpimästi" tai "Ystävällisin terveisin".
