Sisäisen tulonpalvelun lomaketta W-9 käytetään yksilön tai yrityksen veronmaksajan tunnistenumeron hankkimiseen. Yritykset käyttävät tätä lomaketta saadakseen TIN-arvot uusille toimittajille. Kun ensimmäinen IRS-lomake W-9 on saatu, yritykset eivät tarvitse hankkia päivitettyjä lomakkeita vakiintuneille myyjille; myyjät ovat vastuussa päivitetystä lomakkeesta W-9, jos tietyt tiedot muuttuvat.
W-9-tietojen päivittäminen
Myyjä on velvollinen toimittamaan yritykselle uuden lomakkeen W-9, jos myyjän nimi tai TIN muuttuu. Lisäksi, jos myyjän liiketoimintarakenne muuttaa verovaatimuksiaan, olisi toimitettava uusi lomake W-9.
W-9: n käyttö
IRS edellyttää, että yritykset toimittavat lomakkeen 1099 ilmoittamaan maksuja tietyille toimittajille yli 600 dollaria. Lomake W-9 varmistaa, että yrityksellä on tarpeeksi tietoa, jotta se voi tehdä lomakkeen 1099 hakemuksen.
Korvaavat lomakkeet
IRS antaa yrityksille mahdollisuuden käyttää omia lomakkeitaan W-9-lomakkeen sijaan, jos se pyytää olennaisesti samanlaisia tietoja. Esimerkiksi yritys voi luoda oman myyjän asennuslomakkeen ja lähettää sen kaikille uusille toimittajille. Tähän lomakkeeseen voi sisältyä sekä yritykselle ominaisia myyjän tietoja että lomakkeessa W-9 olevia tietoja.
Lomake W-9 Tiedot
Lomake W-9 pyytää myyjän nimeä, postiosoitetta, verotusta ja sosiaaliturvan numeroa tai työnantajan tunnusnumeroa. Lomakkeella W-9 tai vastaavalla korvikkeella on myös velvoitettava myyjä todistamaan, että annettu veronmaksajan tunnusnumero on oikea, että myyjä on Yhdysvaltain kansalainen ja että myyjä ei ole varmuuskopioinnissa.
Seuraamukset
Jos yritys pyytää muodosta W-9 myyjältä ja myyjä ei noudata, myyjälle voidaan määrätä 50 dollarin rangaistusta, ellei vika johtuisi kohtuullisesta syystä eikä tahallisesta huolimattomuudesta. Myyjällä voi myös olla siviili- ja rikosoikeudellisia seuraamuksia, jos vääriä tietoja annetaan.
