Harvat tilanteet ovat epämiellyttävämpiä kuin pitää kertoa työntekijälle tai asiakkaalle. Liikemiehet kokevat usein, että pyyntöjen noudattamatta jättäminen aiheuttaa heitä ja yritystä koskevia huonoja tunteita, mikä voi vaikuttaa tulevaan myyntiin. Vielä pahempaa, kun asiakas tai työntekijä vetoaa päätökseen, saatat joutua sanomaan ei ole kerran, vaan kahdesti. Tässä vaiheessa kirjoittaja on huolissaan oikean äänen käyttämisestä ja siitä, kuinka paljon tietoa paljastetaan, jotta kirjeenvaihto ei aiheuttaisi lisätutkimuksia tai jopa oikeustoimia.
Hanki yrityksen kirjepaperi, jota voit käyttää vastauksessasi. Vastaus muutoksenhakuun edustaa asian lopullista sanaa, ja virallisen kirjelomakkeen käyttö auttaa välittämään vaikutelman viranomaisesta.
Kirjoita päivämäärä, ohita tila ja kirjoita vastaanottajan täydellinen nimi ja osoite.
Ohita toinen tila, kirjoita "Dear Mr./Ms.(insert name", jota seuraa kaksoispiste. Jos sinusta tuntuu, että erityinen lujuus on välttämätön, jätä "rakas" ja kirjoita vain vastaanottajan nimi. Ohita toinen tila.
Kerro ensimmäisessä kohdassa vastaanottajalle heti, jos hänen valituksensa on myönnetty, ja selitä lyhyesti, miksi hän sai pyynnön.
Jos et anna valituksen, kiitos vastaanottajalle hänen kiinnostuksestaan yrityksesi tai hänen kovan työnsä vuoksi, ja kohdan lopussa antaa hänelle huonot uutiset. Huonojen uutisten sijoittaminen kappaleen lopussa antaa sinulle mahdollisuuden pehmentää isku ensin, mikä auttaa säilyttämään vastaanottajan liikearvon. Selitä syyt, joiden vuoksi pyyntö evätään lyhyesti; Vältä antamasta niin paljon yksityiskohtia, että vastaanottaja voi tarkastella politiikkaa ja arvata sinua.
Anna toisessa kappaleessa mahdolliset lisätiedot. Jos hylkäsit valituksen, anna hänen tietää, että päätös on lopullinen ja että asia on suljettu.
Kirjoita "Terveisin" tai "Vilpittömästi" ja ohita kolme riviväliä. Tulosta kirjain ja kirjoita nimesi yläpuolelle sininen tai musta muste. Säilytä kirjain jäljennös kirjastasi varten.
Lähetä kirje sertifioidulla postilla säilyttääkseen vastauksenne ja todistuksen siitä, että vastaanottaja sai kirjeen. Tämä ennätys voi olla tärkeä, jos asia menee oikeuteen.
