Käsittele huolellisesti yrityksen sähköpostiviestin vastaus - riippumatta siitä, onko asiakas, näkymä, pomo tai työtoveri - voi tehdä kaiken eron halutun reaktion ja vasteen varmistamisessa.
Ymmärrä kirjoittaja
Tarkkaile huolellisesti, kuka kirjoitti sähköpostin, koska sillä on rooli muodollisuus käytät vastaamaan. Esimerkiksi sähköpostin etiketti-asiantuntija Lindsay Pollak ehdottaa vastaavan sähköpostiin, jossa käytetään muodollista kieltä käyttämällä samanlaista muodollista ja kohteliasta kieltä. Jos lähettäjä käyttää epävirallista ääntä, käytä rennompaa sävyä, mutta pidä se ammattimaisesti.
Määritä tulos
Selvitä, mitä toimet, jotka haluat lukijan ottavan kun vastaat. Jos esimerkiksi lähetät vastauksen näkymään, haluat, että he ostavat. Jos kuitenkin lähetät vastauksen pomollesi, haluat, että hän luulisi olevasi ammattitaitoinen ja kykenevä. Vastaukset ihmisille asiakaspalvelukysymykset sen pitäisi johtaa onnelliseen asiakkaaseen, joka tuntee tarpeensa.
vinkkejä
-
Odota, kunnes olet rauhoittunut vastaamaan kiistanalainen sähköpostiviesti.
Kuvailkaa tuomion tuloksia 1
Käytä vastauksesi ensimmäistä virkettä kuvaamaan, mitä haluat saavuttaaehdottaa, että Geoffrey James, joka on toimiva toimittaja Inc.: ssä. Jos asiakas lähettää sähköpostiviestin, jossa on valitus, käytä ensimmäistä virkettäsi sanomalla, että haluat ratkaista ongelman niin, että asiakas tuntee olevansa tyytyväinen ja tyytyväinen ostoon.
Tee pisteesi
Nyt on aika selittää, miten aiot tehdä ensimmäisen lauseen. Käyttää pieniä kappaleita tehdä pisteitäsi. James suosittelee käyttämään todisteita varmuuskopioidessasi vastauksiasi kuvaamiasi ideoita. Riippuen aiheesta ja tarvittavasta toiminnasta todisteet voivat olla yhtä yksinkertaisia kuin huomauttaa tosiasia tai yhtä laaja kuin antaa useita aiheeseen liittyviä yksityiskohtia. Jos esimerkiksi pomosi kysyy, miksi haluat kulujen hyväksymisen, anna tosiasia tai kaksi siitä, miten kustannusten hyväksyminen hyödyttää osastoa tai yritystä yleensä.
Anna toimeksianto
Käytä viimeistä virkettä muokkaa sitä, mitä haluat lukijan seuraavaksi. Tämän lauseen pitäisi kulkea käsi kädessä avausosan kanssa. Esimerkiksi, jos haluat tehdä asiakkaan onnelliseksi, selitä se vaihe, jonka olet valmis ottamaan ongelman ratkaisemiseksi.
Kirjaudu ulos
Lopuksi käytä kirjautumissanat, kuten "Paras" tai "Kiitos", joten vastaanottaja tietää, että he ovat saavuttaneet sähköpostin loppuun, ehdottaa Forbesin henkilökunnan kirjailijaa Susan Adamsia. Lisää nimi ja lisää yrityksen allekirjoitus kaikkiin sähköposteihin. Allekirjoituksen tulee sisältää täydellinen nimi, yrityksen nimi ja yhteystiedot, mukaan lukien puhelinnumero ja verkkosivuston osoite.
vinkkejä
-
Oikoluku ja oikeinkirjoitus tarkistavat sähköpostisi ennen kuin lähetät "lähetä" -painikkeen. Muuten virheet saattavat näyttää sinulta hämärältä ja epätarkalta.
