Jokaisella työnantajalla on moraalinen ja oikeudellinen velvollisuus suojella yritystä ja sen työntekijöitä sekä laittomasta rikkomuksesta että toimista, jotka luovat vihamielisen työympäristön. Tutkimusten tekeminen milloin tahansa, kun saat valituksen tai jos sinulla on syytä uskoa, että työntekijä on syyllistynyt väärinkäytökseen, on elintärkeää näiden velvollisuuksien täyttämiselle. Jos sinulla ei ole päteviä syitä olla tekemättä tätä, asianosaisille ilmoitetaan, että kysely tapahtuu.
Sisäinen muistion muoto
Vaikka voit laatia kirjeen muistiinpano- tai yrityskirjeen muodossa, muistio on yleisempää sisäisessä viestinnässä. Muistioon tyypillinen otsikko tai otsikkorivi voi myös tehostaa tätä muotoa. Nimirivin lisäksi muistio sisältää myös päivämäärän, kunkin vastaanottajan nimen ja lähettäjän nimen ja nimen. Kohdista ja yhdistä välilyöntiä kunkin kappaleen kohdalle muistion runkoon ja käytä kaksinkertaista tilaa kappaleiden välillä. Liitä erikoismerkinnät muistion merkitsemiseksi luottamukselliseksi ja ilmoittamaan, sisältääkö muistio liitteitä tai koteloita.
Syytetty työntekijä
Ilmoita syytetylle kirjallisesti ennen tutkimuksen aloittamista. Tutkintakirjeessä olisi selitettävä väitteet mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mukaan lukien nimet, päivämäärät ja olosuhteet. Kuvaile tutkintaprosessia, tunnista oikeudelliset oikeudet, joita syytetty voi saada, ja kertoa syytetylle, että hänellä on mahdollisuus kertoa hänen puolensa tarinaa sekä kirjallisesti että henkilökohtaisen haastattelun aikana. Kerro henkilölle, onko se "tavanomaista liiketoimintaa" vai onko hänen tehtävänsä tai tehtävänsä muutettava, ennen kuin tutkimus on valmis.
Odotettu tutkimusilmoitus
Sisällytä työntekijän välitön esimies ja osastopäällikkö ensimmäiseen ilmoitukseen. Kirjeessä on selvitettävä vireillä olevan tutkimuksen luonne ja laajuus. Lisäksi kirjeessä olisi esitettävä vaiheet, jotka on toteutettava ennen tutkimuksen aloittamista, kuten yritystoiminnan varojen ja omaisuuden kirjanpito ja turvaaminen tai työntekijän tehtävien muuttaminen. Lopuksi kirjeessä olisi ilmoitettava, osallistuvatko esimiehet ja johtajat tutkimukseen, ja jos on, määrittele erityiset roolit ja vastuut.
Tutkimushaastattelukirjeet
Kirjeiden pitäisi myös mennä kenelle tahansa, jolle aiot haastatella, kun tutkimus etenee. Toisin kuin vireillä olevassa tutkimusilmoituksessa, joka voi sisältää useamman kuin yhden vastaanottajan, haastatteluilmoituksiin pitäisi sisältyä yksi vastaanottaja osoiteriville riippumatta siitä, kuinka monta kirjainta lähetät. Kirjeessä ei saa olla tarkkoja tietoja, vaan siinä on yksinkertaisesti todettava, että työntekijä voidaan haastatella osana käynnissä olevaa tutkimusta, ilmoittaa haastattelun suorittavan henkilön nimi ja asettaa täyden yhteistyön odotukset. Lisäksi kirjaimessa on ilmoitettava, että muistio on luottamuksellisia tietoja eikä sovellu toimistojen väliseen keskusteluun.
