Yhteenveto voi liittyä mihin tahansa raporttiin - se on yksinkertaisesti tärkeiden yksityiskohtien konsolidointi, jos yleisösi ei halua lukea koko raporttia itse. Erot ovat hienommissa yksityiskohdissa. Sinun on hienosäätettävä vakiomuoto, jotta voit vastata aiheeseen ja yleisöön. Jos yleisösi on armeija, strateginen markkinointiryhmä varoittaa, että laivasto yksin tuottaa yli 500 miljoonaa sivua dokumentaatiota vuodessa. Tämän pitäminen mielessä pitäisi olla ensisijainen huolenaihe, koska henkilöstöllä ei ehkä ole paljon aikaa viettää sivuillesi.
Tietojen järjestäminen
Ensimmäinen haaste on järjestää raportin tiedot, jotta voit sisällyttää tärkeimmät osat paljon lyhyempään asiakirjaan - yhteenvetoasi. Siirry koko raporttiin ja poista tiedot, jotka haluat sisällyttää yhteenvetoon. Esitysjärjestyksen tulisi olla samanlainen kuin tiedot itse raportissa. Sisällytä yhteenvetosi otsikot, jotka vastaavat tai voidaan helposti liittää raportin osioihin. Jos raporttisi ei kelpaa otsikoihin, voit tehdä yhteenvetoasi, kun kirjoitat sitä, ohjata lukijaasi siihen, mihin pidemmässä raportissa hän voi löytää tarkempia tietoja. Et halua sisällyttää tiettyjä tietoja yhteenvetoon, mutta lukijan pitäisi löytää se, jos hän haluaa tietää enemmän.
Yhteenvedon kirjoittaminen
Yhteenvedon tarkoituksena on selittää mahdollisimman nopeasti kaikki olennaiset tiedot, jotka lukijan tarvitsee tehdä ratkaisemaanne ongelma. Määritä yhteenveto niin, että tärkeimmät tiedot näkyvät alussa. Tähän pitäisi sisältyä kertomuksen tarkoituksen ja laajuuden mainitseminen ja mahdollisesti myös johtopäätös. Et ehkä halua jättää sotilasyleisösi arvailemaan, kunnes yhteenvetosi viimeinen kappale. Raportin sisällöstä riippuen voit seurata toteutettavia menettelyjä, tutkimuksia, analyysejä, vaihtoehtoja ja lopullista päätöstäsi. Pidä kohdat lyhyinä, enintään seitsemänä tai kahdeksana lauseena ja kohdista kukin raportin osaan. Pysy kolmen sivun sisällä, ellet ole yhteenveto teknisestä raportista. Tässä tapauksessa yhteenveto voi olla jopa 10 prosenttia raporttisi sivuista, mutta jos tämä on pitkä, on hyväksyttävää kirjoittaa kaksi erillistä yhteenvetoa. Mitä pidempään voidaan käsitellä teknisissä kysymyksissä ja lyhyempi 3-sivuinen yhteenveto voi antaa yleiskuvan koko raportista. Älä hypätä edestakaisin menneiden, nykyisten ja tulevien jännitteiden välillä - tämä hidastaa luettavuutta.
Sotilaallisen yleisön käsitteleminen
Strateginen markkinointiryhmä suosittelee, että armeijan vakiomuotoinen kirjoitustyyli vaatii selkeän viestin, joka edistää nopeaa lukemista. Jos raporttisi sisältää sävelkorkeuden kenellekään asevoimien sivukonttorissa, pidä tiivistelmäsi ja tiivistelmäsi yhteenvedon lauseita. Vältä lausuntojen esittämistä, kuten "Mielestäni tämä toimii, koska X on sama kuin Z". Voit pudottaa kuusi sanaa yksinkertaisesti ilmoittamalla, että "X on Z", ja aseta sitten tärkeimmät tosiasiat ja korreloi ne odotettuihin tuloksiin.
Varotoimenpiteiden toteuttaminen
Harkitse lukijasi, jos keskustelet sotilaallisista asioista. Jos olet puolustusvoimien jäsen ja kirjoitat siviilioikeudelle, varmista, että et lisää tietoja, jotka ovat luottamuksellisia tai jotka rikkovat turvallisuutta. Jos kirjoitat raporttisi ja yhteenvedon esimiehellesi, molemmat voivat kulkea muiden käsien läpi ennen saapumistaan työpöydälleen, joten varmista, että kaikki asianosaiset on poistettu lukemaan, mitä olet kirjoittanut.
