Tiedostojen kansiot ovat monikokoisia, jotta ne voivat seurata sekä henkilökohtaisessa että ammatillisessa kirjeenvaihdossa käytettäviä paperikokoja. Kaksi yleisemmistä paperikokoista ovat kirjeitä ja laillisia. Kun nämä paperit on jätetty, ne voidaan sijoittaa sekä perinteisiin tiedostokansioihin että ripustettaviin tiedostokansioihin, jotka on suunniteltu keskeyttämään kaappien kiinnikkeet.
Tarkoitettu tavallinen tiedostokansion sisältö
Sekä kirjeen että oikeudellisen tiedoston kansiot auttavat yksittäisiä henkilöitä ja yrityksiä erottamaan paperityöt taloudellisiin ja arkistointiin. Kirjasinkokoinen paperi 8 1/2-by-11 tuumaa on paperityyppi, joka tyypillisesti kulkee kopiokoneiden ja mustesuihkutulostimien kautta. Laskut, varastorekisterit ja kokouspöytäkirjat ovat yleisiä asiakirjoja, jotka tulostettaisiin kirjekokoiselle paperille ja jotka myöhemmin jätetään vastaavaan kansioon. Lakikokoisessa paperissa on vähemmän käyttötarkoituksia kuin sen tarkoitetussa muodossa, ja se löytyy suurelta osin laki- ja kirjanpitotoimistoista kopiopaperina. Näissä toimistoissa oikeudellinen asiakirja-arkki voi säilyttää oikeudellisen asiakirjan yhden sivun pituisena ja säilyttää enemmän sarakkeellisia merkintöjä tulostuskirjojen painetuille kopioille. Koska laillisen kokoinen paperi on pidempi kuin tavallinen kirjasinkokoinen arkki, se vaatii suuremman tiedostokansion.
Standarditiedostokansiot
Standarditiedostokansiot on tyypillisesti valmistettu manila- ja kraft-paperista, vaikka jotkin lajikkeet ovat muovisia. Nämä kansiot erottavat ja järjestävät asiakirjoja ja voivat täydentää arkistokaappijärjestelmää tai toimia siitä riippumatta. Dimensions Guide -asiakirjan mukaan laillisen kokoinen tiedosto kansio mittaa 8 5/8 tuumaa ja 14 3/4 tuumaa leveä edestä takapaneelilla, joka ulottuu 9 5/8 tuumaa. Kirjaimen kokoisessa kansiossa on samat etu- ja takapaneelin mittaukset, mutta leveys pienenee 11 3/4: een.
Riippuvat tiedostokansiot
Riippuvat tiedostot voivat sisältää joko irtonaisia papereita tai manila- ja kraft-paperitiedostoja. Koska nämä tiedostot on suunniteltu pitämään toisessa kansiossa, lailliset ja kirjainkokoiset ripustuskansiot ovat suurempia kuin niiden tavalliset vastineet. Kirjainkokoinen ripustustiedosto kansio mittaa 12 3/4 tuumaa leveä 9 3/8 tuumaa, kun taas laillisen koon ripustustiedosto on 15 3/4 tuumaa leveä ja 9 3/8 tuumaa pitkä.
Tiedostojen säilyttäminen ja arkistointi
Kansallisten arkistojen säilyttämiseen ja arkistointiin käytettävät tiedostokansiot valmistetaan sekä oikeudellisina että kirjainkokoina. Nämä kansiot ovat samankokoisia kuin jokapäiväinen vastine, jonka oikeudellinen kansio on 3 tuumaa leveämpi kuin kirjaimen koko.
