Internetin leviämisestä huolimatta yritykset ja yksityishenkilöt ovat edelleen riippuvaisia faksilaitteista lähettämään käsin kirjoitettuja, allekirjoitettuja ja muuten ei-elektronisia asiakirjoja paikasta toiseen. Faksi voidaan lähettää lähes mistä tahansa, Internetistä tai perinteisestä faksilaitteesta. Jos haluat vastaanottaa faksin, sinun on kuitenkin oltava oma faksinumero.
Määritä, mikä faksinumero on sinulle sopiva
Useiden Internet-faksipalvelujen ansiosta faksien vastaanotto kuuluu nyt yhteen kolmesta ensisijaisesta menetelmästä: vastaanottaminen fyysiselle faksilaitteelle, vastaanottaminen Internetin kautta tai vastaajaviestien vastaanottaminen. Jos aiot vastaanottaa fakseja olemassa olevan vastaajapalvelun kautta, et tarvitse erillistä faksinumeroa, koska vastaaja tunnistaa saapuvat faksipuhelut automaattisesti.
Päätä, onko online-faksien lähetys sinulle sopiva. Online-faksien etuna on fyysiset faksilaitteet: voit vastaanottaa fakseja milloin tahansa ja mistä päin maailmaa tahansa. Lisäksi monet online-faksipalvelut tarjoavat tallennuksen, jonka avulla voit säilyttää vastaanotetut faksit siististi. Toisin kuin faksilaite, et voi yleensä lähettää faksia verkkopalvelusta ilman, että asiakirja muunnetaan ensin tietokoneella olevaan kuvaan. Jos sinun ei tarvitse lähettää fakseja usein ja haluat vastaanottaa ne sähköisesti, ota yhteys osioon Kaksi, jos haluat saada online-faksinumeron.
Päätä, onko faksilaite sinulle sopiva. Fyysisen faksien käyttäminen kotona tai toimistossa voi olla varsin kätevä, varsinkin jos lähetät faksit usein. Fyysinen faksilaite voi tulostaa saapuvia fakseja niin, että sinulla on fyysinen kopio siitä, mitä olet saanut, joten ne ovat ihanteellisia tallennukseen ja tärkeisiin asiakirjoihin. Toisin kuin online-palvelu, faksilaite voi kuitenkin vaatia satunnaista huoltoa ja määräaikaisia täyttöjä mustetta tai väriainetta. Jos sinulla on fyysinen faksi ja tarvitset uuden faksilinjan, siirry vaiheeseen Kolme, jos haluat saada fyysisen faksin faksinumeron.
Online-faksipalvelut
Selvitä, minkä tyyppinen online-faksipalvelu sopii sinulle. Faksin vastaanottaminen verkossa on nyt helpompaa kuin koskaan, ja laaja valikoima online-faksipalveluja kilpailee yrityksistä. Vaikka monet palvelut veloittavat pienen summan faksinumeron säilyttämiseksi jonkin aikaa, monet tilattavat palvelut mahdollistavat lukuisten ja rajoittamattomien faksitulojen käytön. Jos haluat saada vain muutamia fakseja lyhyessä ajassa, ilmainen faksipalvelun pitäisi olla kunnossa, vaikka uusi faksinumerosi voi olla erilainen kuin suuntanumero. Jos haluat ylläpitää ammattitaitoista, pitkän aikavälin online-faksilinjaa, jossa on paikallinen numero, voit halutessasi jatkaa maksullista palvelua vakauden varmistamiseksi.
Hanki ilmainen faksinumero. Jos päätät rekisteröityä maksuttomaan faksinumeroon, tämä palvelu on saatavilla useilta eri palveluntarjoajilta, kuten FaxDigits.com. Jos haluat rekisteröityä ilmaiseen tiliin, käy vain osoitteessa www.FaxDigits.com ja klikkaa "Rekisteröidy ilmaiseen palveluun". Kun olet suorittanut joitakin perustietoja, kuten nimesi ja osoitteesi, palvelu lähettää uuden, ilmaisen numerosi suoraan sähköpostiosoitteeseesi.
Saat maksullisen faksinumeron. Pitkän aikavälin ratkaisuille maksetut online-faksipalvelut, kuten eFax, ovat sekä suosittuja että vakaita. Jos haluat hankkia maksullisen numeron, käy vain osoitteessa www.EFax.com, napsauta "Faksinumero", kirjoita postinumero ja napsauta "Mene". Jos olet suurkaupunkialueella, sivusto pyytää sinua valitsemaan aluekoodi; muuten sinua pyydetään antamaan joitakin perustietoja. Kun nämä tiedot on täytetty (ja tietenkin laskutusluottokorttisi numero), järjestelmä toimittaa uuden paikallisen faksinumerosi sähköpostiosoitteeseesi.
Fyysiset faksilaitteet
Faksien lähettämiseksi ja vastaanottamiseksi faksilaitteesi on liitettävä yleiseen puhelinverkkoon (PSTN). Jotta saat tämän yhteyden ja faksinumerosi, paikallisen puhelinpalveluntarjoajan on asennettava linja.
Ota yhteyttä puhelinyhtiöön. Eri paikallisilla puhelinyhtiöillä on erilaiset menetelmät heidän kanssaan. Monissa paikoissa yritys voidaan helposti ja helposti saavuttaa yksinkertaisesti valitsemalla "6-1-1" lankapuhelimesta. Muut yritykset, kuten EMBARQ ja VoIP, tarjoavat Vonage-palvelun, edellyttävät maksuttoman numeron soittamista, jotta he pääsevät heidän toimistoonsa. Jos puhelimellasi ei ole yhteyttä numeroon 611, et saa yhteyttä paikalliseen puhelinyhtiön toimistoon, löydät numeron paikallisesta puhelinluettelostasi.
Pyydä uutta palvelua. Kun saavutat edustajan paikallisen puhelinyhtiön kanssa, haluat pyytää uuden puhelinlinjan faksilaitteellesi. Jos tilisi puhelinpalveluntarjoajalla on yritystili, sinua pyydetään antamaan joitakin tilin tietoja, jotta voit varmistaa, että sinulla on valtuudet antaa tilauksia yrityksesi puolesta. Jos asennat faksilinjan kotiisi, saatat kysyä joitakin henkilökohtaisia vahvistuskysymyksiä varmistaaksesi, että olet oikeastaan kuka sanot olevasi. Vaikka tämä prosessi saattaa tuntua turhauttavalta, muista, että nämä edustajat ovat puhelinkeskuksessa, joskus satoja kilometrejä, eivätkä voi fyysisesti nähdä sinua tai tietää kuka olet.
Pyydä vain faksipalvelua. Kun puhelinyhtiön edustaja on vahvistanut henkilöllisyytesi, hän voi yrittää suositella uusia ominaisuuksia uudelle rivillesi. Monet puhelinyhtiöiden edustajat ovat myyntikiintiössä ja yrittävät toistuvasti palveluita uudella faksilinjalla. Koska faksilaite ei tunnista suurinta osaa näistä palveluista ja voi itse asiassa keskeyttää faksisi lähetyksen, varmista, että edustaja tietää, että käytät faksilaitteen linjaa eikä tarvita lisäpalveluja.
Vastaanota faksinumero. Kun edustaja on vastaanottanut tilauksesi, hän toimittaa sinulle uuden faksinumerosi, jonka voit sitten lisätä käyntikortteihin, markkinointimateriaaliin tai muihin asiakirjoihin. Koska puhelinyhtiön on liitettävä linja fyysisesti, se voi kestää muutaman päivän ennen kuin palvelu on täysin aktivoitu ja käyttövalmis.
vinkkejä
-
Faksien vastaanottamisessa fyysisellä faksilaitteella on sekä etuja että haittoja verrattuna faksien vastaanottamiseen verkossa. Fyysisen faksilaitteen liittäminen puhelinverkkoon varmistaa, että saat faksisi vakiintuneen, pitkän aikavälin faksilinjan kautta ja että voit lähettää fakseja saman linjan kautta, mutta se tarkoittaa myös sitä, että et voi hakea fakseja verkossa, jos esimerkiksi olet poissa kotoa tai toimistoa. Verkkopalvelun avulla voit myös säilyttää vastaanotetut faksit siististi huolimatta fyysisistä kopioista. Ennen kuin tilaat faksipalvelun, sinun on arvioitava huolellisesti, mikä faksiasetus on sinulle sopiva. Jotkut jopa valitsevat fyysisen faksilaitteen ja verkkopalvelun.
