Yrityksen laskutusmenetelmien muuttaminen voi vaikuttaa siihen, miten liiketoimintaa tehdään asiakkaiden kanssa. Et voi yksinkertaisesti muuttaa aikataulun mukaisia laskutuspäiviä, nostaa maksumääriä tai muulla tavoin tarkistaa ehtojasi ilmoittamatta asiakkaille etukäteen. Muuten sinulla on mahdollisuus soittaa puheluihin, valituksiin, menettää tuloja ja negatiivisia kommentteja. Käsittele lähettämäsi kirjeen, jotta se tarjoaa täydelliset vastaukset uuden politiikan "kuka, mitä, milloin ja missä".
Selventä tarkoitus
Muodolliset ilmoitukset menettelyllisistä muutoksista pitäisi avata selkeillä tiedoilla tiedon lähteestä, sen väestöstä ja muutoksen luonteesta. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi käytä yrityksesi kirjelomaketta, jotta vastaanottaja tuntee välittömästi henkilöllisyytesi. Jos asetat viestisi tekstinkäsittelyohjelmistoon postin yhdistämishankkeena, voit sisällyttää räätälöityyn tervehdykseen jokaiseen kirjeeseen, jotta vältytään pelossa olevalta "arvokkaalta asiakkaalta", joka poistaa henkilökohtaisen viestin. Vahvista arvostusta vastaanottajan liiketoiminnasta ja täsmentäkää politiikan perusteet lyhyesti ensimmäisessä kappaleessa. Voit esimerkiksi ilmoittaa "Koska arvostamme sinua asiakkaana, otamme sinuun yhteyttä ja ilmoitamme sinulle tulevista muutoksista laskutusmenetelmissämme, joka vaikuttaa tiliisi."
Anna tiedot
Kun olet ottanut käyttöön viestisi kokonaisuuden, siirry seuraavaan kohtaan. Selitä - mahdollisimman lyhyesti - tuleva muutos ja miten uudet säännöt poikkeavat vanhasta. Asiakkaat haluavat tietää tarkasti, miten käytännöt vaikuttavat niihin. Jos et pysty antamaan selkeää ja loogista selitystä, joka vastaa kaikkiin ilmeisiin kysymyksiin, puhelin alkaa soida pian sen jälkeen, kun kirjaimet saapuvat vastaanottajien postilaatikoihin. Varmistaaksesi, että olet toimittanut kaikki tarvittavat yksityiskohdat, pyydä ystäviä, kollegoja tai muita ulkopuolisia lukemaan kirjeenne prototyyppivaiheissaan ja tarkentamaan viestiäsi esittämiensä kysymysten valossa.
Vahvista ajoitus
Kuvaile tarkalleen, milloin muutokset tulevat voimaan. Jos asiakkaiden on aloitettava uuden maksupalvelun käyttö, joka on voimassa tietyn kuukauden laskutusjakson aikana, kerro heille "Alkaen kuukausi ja vuosi -maksun, lähetä sekki osoitteeseen osoite." Jos asiakkaat näkevät maksuehtojen muutoksen, kerro heille, että "nostamme vähimmäismaksun numerosta numero prosenttiin saldosta kuukausi ja vuosi." Jos haluat välttää sekaannusta, käytä tätä ajoitusilmoitusta palauttamaan muutoksen ja antamaan täydellisen päivämäärän, jotta kirjeesi olisi elinkelpoinen tulevaisuuden viittaus asiakkaiden tiedostoihin.
Tee siitä virallinen
Ennen kuin suljet kirjeen, tee selväksi, mutta ystävällisesti, että muutokset eivät ole valinnaisia termejä. Asiakkaiden on ymmärrettävä, että he eivät voi luopua menettelyistään lukuun ottamatta tiliensa sulkemista ja että liiketoiminnan jatkaminen kanssasi muutoksen päivämäärän jälkeen vahvistaa, että he hyväksyvät ja suostuvat noudattamaan uusia sääntöjäsi. Anna nimesi ja yhteystietosi, vaikka ne kaikki näkyisivät kirjepaperisi osana, ja korosta, että olet tyytyväinen asiakkaiden puheluihin, jos heillä on kysymyksiä tai kommentteja.
