Jos on yksi asia, jonka työntekijät haluavat tavata vähemmän kuin kokoukset, silloin kun kokouksen aika on muuttunut, pakotetaan heitä muuttamaan aikataulujaan vastaavasti. Silti se on paljon pahempaa, jos työntekijät eivät ole tietoisia. Pidä työntekijät silmukassa kirjoittamalla muistio, joka ilmoittaa heille muutoksesta. Ne eivät ehkä pidä viestistä, mutta he ymmärtävät, että muistiosi - kuten kaikki sisäisen viestinnän parhaat muodot - on lyhyt ja piste.
Kirjoita muistion informatiivinen otsikko. Huuhtele vasemmalle ja neljälle erilliselle riville, kirjoita "Päivämäärä", "Vastaanottaja", "From" ja "Aihe". Kunkin tulisi seurata kaksoispiste. Kun olet kirjoittanut "From:", kirjoita nimesi ja nimesi.
Kirjoita enintään kolme erillistä kohtaa kokouksen ajanmuutoksesta, kappaleiden välisestä kaksoisvälistä. Ensimmäisessä kohdassa korostetaan kokouksen aikaisempaa aikaa ja aikataulua. Ilmoita, onko kokouksen sijainti muuttunut tai pysynyt samana.
Selitä ajan muutoksen syy myönteisellä tavalla. Työntekijät voivat kyseenalaistaa, miksi kokouksen aika on muuttunut, mutta luottamuksellisten organisaatiotietojen vaarantaminen on mahdollista. Käsittele asiaa myönteisesti sanomalla: ”Kokousaika on muuttunut paremmin kaikkien tarpeisiin ja aikatauluihin, joiden läsnäolo kokouksessa vaaditaan.”
Kirjoita upea kolmas kohta. Esimerkiksi: ”Kiitos etukäteen yhteistyöstänne tämän aikataulumuutoksen mukauttamisessa. Odotan nähdäkseni sinut (kokouksen aika ja paikka).
Kirjoita nimienne mukaiset nimikirjaimet, jotka lisäävät läsnäoloa ja uskottavuutta. Sinun ei tarvitse allekirjoittaa muistion pohjaa, koska nimesi on tulostettu otsikon yläreunaan.
Korjaa ja muokkaa muistioasi ennen sen levittämistä. Älä koskaan anna työntekijälle virheen missään viestintämateriaalissasi.
Levitä muistio oikein ja parhaan valotuksen saavuttamiseksi. Muista, että et halua poissaolevien työntekijöiden palata legendaariseen toimistoon, "En usko, että minulla ei ollut muistioa." Yrityksen laajuiset muistiinpanot lähetetään usein lounasravintoloissa ja taukotiloissa. Lisätään ”vakuutusta” varten kopio muistiosta jokaiselle työntekijälle ja sijoita se postilaatikkoonsa tai pöydälle.
