Palkkalaskenta on yksityiskohtainen tehtävä, joka vaatii vankkaa matemaattista ja ongelmanratkaisutaitoa. Työnantajan tai palkkahallinnon henkilökunnan on varmistettava, että kaikki työntekijöiden palkkakirjat ovat tarkkoja ja oikea-aikaisia. Monissa tapauksissa heidän on toimittava vuorovaikutuksessa johtajien ja valvojien kanssa sen varmistamiseksi, että jokainen yritys ymmärtää palkanlaskennan menettelyt. Palkkahallinnon henkilöstön tulisi työskennellä tehokkaasti tehtäviensä suorittamiseksi, ja siinä on kehitettävä palkkamenettely, joka sisältää kriittisen palkanlaskennan tiedot.
Palkkamenettelyjen dokumentointi
Asiakirjan aikakello ja aikakorttikäytännöt. Monet yritykset, joilla on tuntihenkilöstö, vaativat, että he ajaa kellon; toiset vaativat, että ne täyttävät aikakortin. Palkan tuntikohtaiset työntekijät perustuvat heidän aikakorttinsa kuviin; siksi kaikki toteutettavat aikakellot tai aikakorttimuutokset on ilmoitettava kaikille työntekijöille kirjallisesti. Voit joko lähettää muistion johtajille / esimiehille, tai voit antaa heille painetun version muutoksista. Johtajat / esimiehet ovat vastuussa tarvittavien muutosten välittämisestä työntekijöilleen.
Tulosta vuotuinen palkkalisto. Ennen kunkin vuoden loppua tarkista huolellisesti tulevan vuoden päivämäärät selvittääksesi, mitkä päivämäärät palkkalaskenta tapahtuu. Huomioi juhlapyhät, juhlapyhät ja muut yritystapahtumat. Käytä eri värejä korostamaan aikakortin ja palkanlaskennan muutospäivämäärät ja todelliset palkkapäivät. Ammattimainen painotalo voi auttaa sinua tulostamaan nämä kalenterit. Jakele palkkakalenteri kaikille esimiehille / esimiehille.
Säilytä palkkahallinnon tavallinen palkkahallintokirja. Kirjasen tulisi sisältää kaikki palkanlaskennan vaiheet. Jos yritykselläsi on esimerkiksi kahden viikon välein maksullinen aikataulu, muotoile vihko niin, että se ilmoittaa tarkasti, kuinka kahden viikon palkkasumman käsittely tapahtuu palkka-ajan alusta loppuun. Tämä vaihe on erityisen tehokas, kun koulutetaan uusia palkkahallinnon henkilöstöä.
Sisällytä raportointi- ja tarkistuskäsittelyprosessi palkkalaskenta-esitteeseen. Kun paychecks on tulostettu tai suoratalletustiedoston lähettäminen pankille on tapahtunut, palkanlaskenta ei ole vielä valmis. Dokumentoi nämä vaiheet, kuten palkkaselvitysten ja veroraporttien tulostus ja arkistointi, sekä niiden henkilöiden nimet, joille maksut suoritetaan. Kun tiedot muuttuvat ajan myötä, päivitä vihko ja varmista, että jokaisella palkanosaston osastolla on kopio.
Varmista, että jokainen palkkahallinnon henkilöstön jäsen ymmärtää heidän roolinsa. Dokumentoi ja anna niille kopio heidän erityisistä työtehtävistään varmistaakseen, että palkkahallinnon aikana he ovat tietoisia vastuustaan.
