Noin 30 prosenttia U. S. Equal Employment Opportunity Commissionin saamista valituksista koskee työpaikkakiusaamista komission puheenjohtajan Jenny R. Yangin mukaan. Näin ollen kertoimet ovat hyviä, jos työskentelet muiden ihmisten kanssa, koet tai huomaat jonkinlaista häirintää jossakin vaiheessa urasi aikana. Tällaisella häirinnällä voi olla vakava vaikutus työntekijöihin ja työnantajiin oikeudenkäynnin seurauksena. Tämän seurauksena on tärkeää, että uhri tai tarkkailija dokumentoi työpaikan häirinnän tavalla, joka tukee yrityksen pyrkimyksiä ehkäistä tai käsitellä sitä.
Työpaikan häirintätapahtumien dokumentaatio
Työpaikkakiusaaminen rikkoo sekä liittovaltion että valtion syrjinnän vastaisia sääntöjä. Näin ollen yritykset pyytävät työntekijöitä dokumentoimaan ja raportoimaan työpaikan häirinnän tapauksia tietyllä tavalla perustellakseen kantelun, jotta yritys voi ryhtyä korjaaviin toimiin tai puolustaa häirintäväitteitä.
Tarkista työntekijöiden käsikirja ja yrityksen käytännöt
Tutustu työpaikkojen häirinnän dokumentointiin, yrityspolitiikkojen lukemiseen ja työntekijän käsikirjaan. Työntekijöiden, johtajien ja valvojien on usein noudatettava erityisiä ohjeita työpaikan häirinnän tallentamiseksi ja raportoimiseksi. Jos näin on, noudata työnantajan ohjeita ja dokumentoi tapaus kokonaan yrityksen henkilöstöosaston standardien mukaisesti.
Lue työlaki, joka kieltää häirinnän
Varmista, että et sekoita huumorikokeilua häirintää vastaan, tarkista työnantajan tarjoamat koulutus- ja työlainsäädännöt, jotka liittyvät työpaikan häirintään. Esimerkiksi vuoden 1964 kansalaisoikeuslain VII osastossa kielletään syrjintä, joka perustuu työhön liittyviin tekijöihin, kuten rotuun, uskontoon, sukupuoleen, kansalliseen alkuperään tai väriin. Tämä ja muut syrjinnän vastaiset lait kieltävät häirinnän, kuten ei-toivotun käyttäytymisen, joka perustuu työhön liittyviin tekijöihin ja kohdistuu yksilöön tai työntekijäryhmään.
Dokumentoi Harasserin ja todistajien nimet
Kirjaa se mahdollisimman pian tapahtuneen häirinnän jälkeen. Jokaisesta sinuun kohdistuvasta tapahtumasta kirjaa työntekijän nimi, joka harjoittaa häiritsevää käyttäytymistä ja hänen asemaansa yrityksesi kanssa. Dokumentoi myös sellaisten työntekijöiden nimet ja kannat, jotka ovat nähneet häiritsevän käyttäytymisen.
Kuvaile tapahtuma
Kirjaa mahdollisimman yksityiskohtaisesti häiritseviä huomautuksia tai toimia, mutta määritä yksilölle vain tiettyjä lausuntoja vain, jos olet varma tarkoista sanoista. Kronikoi olosuhteet, jotka tapahtuman ympärillä ovat, sekä missä ja milloin tapahtuma tapahtui. Kuvaile, miten tapahtuma vaikutti sinuun henkilökohtaisesti ja ammattimaisesti, ja vastauksesi häiritsevään käyttäytymiseen. Dokumentoi myös muiden häirinnän todistajien vastaukset. Esimerkiksi tapahtumaa havainnut työntekijä on saattanut kannustaa käyttäytymiseen tai yrittänyt pysäyttää sen. Tallenna se työtietokoneeseen sen sijaan, että se tallennetaan kotitallennusasemalle.
Tee huomautus vastatoimista
Dokumentoi kaikki toimet, joihin häiritsijä on vastannut pyrkimyksiään kohdata hänet tai lopettaa kielteinen käyttäytyminen. Jos keskustelitte asiasta häiritsijän kanssa, huomaa kommenttisi ja hänen vastauksensa. Esimerkiksi hän saattoi olla vastarintaan jättämällä sinut pois tiimistä, alentamalla sinut tai siirtämällä joitakin työtehtäviäsi.
Säilytä fyysiset todisteet häirinnästä
Voit varmuuskopioida väitteesi häirinnästä, tallentaa sähköpostit ja muut fyysiset todisteet häirinnästä. Näihin todisteisiin voi sisältyä ei-toivottuja lahjoja, jotka hänen antamansa häiritsijä tai sähköpostit ovat antaneet. Merkitse jokaisen fyysisen todistusaineiston osalta todisteet ja niiden lähde sekä olosuhteet, jolloin häiritsijä antoi sinulle todisteet.
Säilytä myös todisteet työn suorituskyvystä, mukaan lukien muistiinpanot ja suorituskyvyn arvioinnit. Voit käyttää näitä todisteita torjumaan väkivallan tekijän tai työnantajan vaatimuksia siitä, että väitettänne häirinnästä on syy perustella tai häiritä huonoa työtehoa.
Tiedosto muodollinen valitus
Kun olet varma, että olet tallentanut häirinnän tapahtuman asianmukaisesti, luo valokopio asiakirjasta jaettavaksi asianomaiselle viranomaiselle. Jos yrityksessäsi on henkilöstöosasto, lähetä kopio henkilöstöjohtajalle ja toimita virallinen valitus. Muussa tapauksessa toimita asiakirjan kopio yrityksesi toimitusjohtajalle. Dokumentoi päivämäärä ja kellonaika, jona teit valituksen ja kenen kanssa puhuitte.
Toteutettava toimia, jos se on uhattuna
Häirintätapahtuman dokumentointi ja muodollisen valituksen tekeminen auttavat työnantajaasi ylläpitämään turvallista ja mukavaa työympäristöä. Jos kuitenkin tuntuu, että henkilökohtainen turvallisuus tai muiden turvallisuus on uhattuna, ilmoita välittömästi yrityksen HR-johtajalle tai toimitusjohtajalle.
