Toisinaan voi olla vaikeaa määrätä järjestystä ja kurinalaisuutta condo-yhdistyksen kokouksessa. Varsinkin jos keskustellaan parhaillaan suurista kustannuksista tai sääntöjen muutoksista, saatat kohdata monia erilaisia näkemyksiä ja todellista yksimielisyyttä tulevasta tavasta. On tärkeää noudattaa asianmukaista kokoontumismenettelyä, jotta kaikki voidaan kuulla ja päätöksiä voidaan tehdä tehokkaasti. Sinun pitäisi myös lukea valtion sääntöjä condo-yhdistyksistä ja varmistaa, että noudatat oikeudenkäyntiä, joka koskee kokousten järjestämistä.
Pyydä kaikkia hallituksen jäseniä keskustelemaan esityslistan aiheista, jotta varmistetaan, että kaikkia jäljellä olevia kysymyksiä käsitellään.
Kirjoita ja levitä esityslista hyvissä ajoin ennen kokousta edellisen kokouksen pöytäkirjan kanssa. Se voi olla tehokkain, jos jokaisen omistajan sähköpostiosoite on tehokas jakelu. Esityslistan pitäisi tehdä selväksi kokouksen aika ja paikka ja tarkalleen, mitä keskustellaan. Siinä olisi oltava nimenomaisesti esitetyt ehdotukset aineellisesta liiketoiminnasta.
Varmista, että sinulla on sihteeri, joka kokoontuu kokoukseen. Näin kokouksessa hyväksytyt toimet kirjataan asianmukaisesti ja ne voidaan toteuttaa.
Anna kokouksen alussa lyhyt aika seurustella, ja sinulla on kahvia tai muita virvokkeita käsillä. Tämä antaa omistajille mahdollisuuden sekoittaa ja luoda entistä yhteistyökykyisemmän ja ystävällisemmän ilmapiirin.
Tuo kokous päätökseen julistamalla, että virallinen liike alkaa nyt. Varmista, että sinulla on jokaisen huomio, ennen kuin siirryt kyseiseen liiketoimintaan.
Hyväksy edellisen kokouksen pöytäkirja joko sellaisten tarkistusten perusteella, jotka jäsenet hyväksyvät.
Esitä kaikki virkamiesten raportit, jotka ovat välttämättömiä, jotta omistajille ilmoitettaisiin kaikista heidän viimeisimmän kokouksensa jälkeen toteuttamista toimista.
Siirry ensimmäiseen liiketoiminta-alueeseen. Ilmoita liike ja pyydä keskustelua. Puheenjohtajan olisi tunnustettava jäsenet ennen kuin he puhuvat. Tämä järjestelmä takaa, että keskustelu ei rappeudu tuottamattomaksi vapaaksi kaikille, mikä voi tapahtua, jos tunteet nousevat korkealle tietyn asunnon suhteen.
Siirrä liike joko ensimmäisenä ilmoitettuna tai keskustelulla muutettuna ja äänestä sitten.
Varmista, että kokouksen sihteeri panee merkille ehdotuksen täsmällisen sanamuodon ja äänestyksen tulokset ennen siirtymistä. Tämä ehdotus ohjaa sitten yhdistyksen myöhempiä toimia kyseisessä asiassa.
Työskentele tällä tavalla jokaisen liiketoiminta-alueen kautta.
