Websterin sanakirja määrittelee kirjeen kirjoitetuksi tai painetuksi viestiksi yksilölle tai ryhmälle, joka lähetetään yleensä postitse. Tietenkin sähköisessä aikakaudessamme monet kirjeet lähetetään sähköpostitse joko sähköpostin sisällä tai liitetiedostona. Tästä suuntauksesta huolimatta liikekirjeillä on edelleen perinteisiä toimintoja. Näin ollen on ratkaisevan tärkeää, että liike-elämässä olevat tuntevat nämä toiminnot, jotta liikekumppaneilla olisi oikea vaikutelma.
Myynti
Huolimatta sähköisen kaupankäynnin kehityksestä, "perinteiset myyntikirjeet ovat edelleen tärkeä nykyaikaisen liiketoiminnan väline", toteaa Kenneth Zimmer, Kalifornian valtionyliopiston kauppakorkeakoulun emeritusprofessori ja Sue C. Camp, Gardner-Webb College: n dosentti Broyhillin johtamiskoulu. Lisäksi Zimmer ja Camp väittävät, että useimmat liikekirjeet ovat itse asiassa myyntikirjeitä, koska niiden tarkoituksena on edistää joko tavaroiden tai palvelujen myyntiä vastaanottajille. Myyntikirjojen päätavoitteita on viisi:
- Voit saada vastaanottajan huomion.
- Ystävällisten suhteiden luominen vastaanottajan kanssa.
- Voit hakea vastaanottajan ostomotiiveja.
- Voit saada vastaanottajan ryhtymään toimiin.
- Tarjota vastaanottajalle mahdollisuus ryhtyä toimiin.
Julkiset suhteet
Julkisten suhteiden pyrkimyksen tavoitteena on vaikuttaa kohdeyleisön uskomuksiin, asenteisiin tai toimiin. Näin on myös julkisten suhteiden kirjeen yhteydessä, selittää Melvin L. DeFleur ja Everette E. Dennis, "Understanding Mass Communication: A Liberal Arts Perspective". PR-kirjeen päätavoitteena on vaikuttaa myönteisesti yleisön vaikutelmaan yrityksestä tai organisaatiossa.
Esimerkkejä julkisten suhteiden kirjeistä ovat ne, jotka pyrkivät saavuttamaan seuraavat tavoitteet:
- Edistää uutta liiketoimintaa.
- Kutsu asiakkaita avaamaan maksutilit.
- Kiitos asiakkaille heidän liiketoiminnastaan.
- Tervetuloa potentiaaliset asiakkaat yhteisöön.
- Ilmoita erityinen myynti tai palvelu.
- Tarjoa kannustimia käyttääksesi yrityksen palveluja.
Pyynnöt ja vastaukset
Tavallisimmat liikekirjeet joko pyytävät tai vastaavat yhteen, Zimmer ja Camp -tilaan. Esimerkkejä pyynnön kirjaimista ovat kokoushuoneen varaaminen, hintatarjouksen pyytäminen, laskutusilmoitusten pyytäminen ja tapaamisten asettaminen. Zimmer ja Camp suosittelevat kuitenkin, että näitä rutiinikirjoja ei käsitellä rutiininomaisesti. Sen vuoksi sinun tulee noudattaa tiettyjä ohjeita, kun lähetät pyynnön tai vastaat johonkin:
- Anna täydelliset tiedot.
- Älä koskaan tee kohtuuttomia pyyntöjä.
- Ole tarkka ja tarkka.
- Älä koskaan ole masentava.
Vaatimukset ja oikaisut
Asiakkaat valittavat joskus virheellisestä palvelusta tai tuotteista. Kun tällaisia tilanteita syntyy, yritysten on vastattava neuvottelemalla asiakkaiden kanssa oikaisun tekemiseksi. Lisäksi yritykset kirjoittavat myös vaatekirjeitä, kuten esimerkiksi silloin, kun toimittaja ei lähetä oikeaa tuotetta tai ei lähetä sitä lainkaan. Zimmer ja Camp sanovat kuitenkin, että vastaatko vaatimuksiin tai muutoksiin tai toimitatko ne seuraavien sääntöjen mukaisesti:
- Varmista, että sinulla on kaikki tosiasiat.
- Ole tarkka ja täydellinen, kun kuvaat vaatimusta.
- Vältä syytettävyyttä, uhkailua tai vaativuutta..
- Ole kohtelias.
- Ehdota järkevä ratkaisu, joka sopii kaikille asianosaisille.
Sosiaalinen viestintä
Onnittelut liiketoimintaa harjoittaville työntekijöille on "yhteinen kohteliaisuus ja perinne", Zimmer ja Camp kirjoittavat. Työnantajien olisi myös lähetettävä osanottotapauksia, kun osakkuusyritys kärsii tappiosta tai tragediasta, reagoi viipymättä virallisiin kutsuihin, tunnistaa eläkkeelle siirtymisen ja ilmaisee kiitollisuutensa lahjoista, vieraanvaraisuudesta tai erikoiskäsittelystä. Tällaisten olosuhteiden huomiotta jättäminen kuvaa yritystä huonossa valossa.
Muista muotoilla kirjaimet oikein:
- Käytä yrityksen kirjelomakkeita.
- Kohdista vastaavuuden päivämäärä sivun oikealle puolelle.
- Aseta vastaanottajan nimi, virallinen nimi ja osoite sivun alareunaan, kohdistettu vasemmalle.
- Seuraa tervehdystä pilkulla, ei kaksoispisteellä, esimerkiksi: Hyvä herra Jones,
- Kahdenvälinen tila tervehdyksen ja kirjeen ensimmäisen kohdan ja kunkin kohdan välillä. Kuitenkin yksi tila runko kunkin kohdan.
- Älä sisällä viitteellisiä alkukirjaimia, kopiointitietoja jne.
