Tarkastus on muodollinen menettely, jonka tilintarkastaja tarkastaa, miten yritys toimii ja miten se voi parantaa. On olemassa erilaisia tarkastuksia, kuten suorituskykyä ja rahoitusta, mutta ne kaikki noudattavat samaa perusmenettelyä. Menettely jakautuu yleensä neljään pääosaan, mukaan lukien alustava suunnittelu, kenttätyö, raportointi ja sulkemisen seuranta.
Luo ja lähetä ennakkoilmoitus tarkastettavalle asiakkaalle tai osastolle. Tarkastuksen yhteydessä yksityiskohtaisesti, kuinka kauan odotat sen toteutuvan, tilintarkastajan toimeksianto, jos virkailija ei ole sinä, ja tarkistuslista tietotyypeistä, joita etsit ja tarvitset tarkastuksen aikana.
Suunnittele tapaaminen yrityksen tai osaston johtajien kanssa. Määrittele tarkastuksen tavoitteet ja laajuus johtajien kanssa ja selvitä, mitkä resurssit ovat käytettävissä. Saat myös syvällistä tietoa yrityksen tai osaston prosesseista. Anna johtajille ilmaista huolensa tarkastuksesta tai esittää kysymyksiä.
Suorita yrityksen tai osaston perustutkimus. Kyselyn tarkoituksena on täydentää johtajan kokouksessa opittua ja auttaa ymmärtämään paremmin yrityksen tavoitteita, toimintoja ja nykyisiä valvontamekanismeja, kuten lupamenettelyjä.Useita tietoja, kuten yrityksen käsikirja ja työntekijän lausunnot, voivat olla hyödyllisiä tässä vaiheessa.
Laaditaan kenttätyön perussuunnitelma kokouksen ja kyselyn perusteella saatujen tietojen perusteella. Kenttätyösuunnitelmassa hahmotellaan, miten saat loput käyttämäsi tiedot. Se voi vaihdella kohteiden, kuten yrityksen valvonnan vahvuuden mukaan.
Keskustele henkilöstön jäsenten kanssa asiakirjojen keräämisestä - nämä vaihtelevat sen mukaan, mitä erityistä tarkastustyyppiä käytät - ja saada heidän käsityksensä yrityksen tapahtumista. Kysy, mitä he ajattelevat, että yritys tekee hyvää ja mitä voitaisiin parantaa ja miksi.
Tarkista henkilöstön jäseniltä keräämät asiakirjat. Tarkista syöttövirheet tai ristiriitaiset tiedot. Tarkista, onko heillä riittävä selitys virheiden tai ristiriitojen varalta.
Varmista, että asiakirjat ja menettelyt ovat yrityksen toimintaperiaatteiden ja muiden paikallisten, osavaltioiden tai liittovaltion säännösten mukaiset.
Testaa yrityksen tai osaston hallintalaitteet. Testaus tarkoittaa vain sitä, että tarkastelet tiettyjen tapahtumien dokumentaatiota - yleensä jossakin 24-36 - naapurissa. Mitä enemmän virheitä tai eroja löytyy dokumentoinnista ja haastatteluista, sitä tärkeämpää tämä on. Jos asiakirjat osoittavat aluksi, että ohjaimet toimivat hyvin, tässä vaiheessa ei ehkä tarvitse tehdä paljon. Tarkastusten, joissa ei testata valvontaa, sanotaan noudattavan aineellista lähestymistapaa.
Laaditaan joitakin alustavia mielipiteitä yrityksestä tai osastosta ja siitä, miten se toimii tai voisi parantaa. Anna palautetta yrityksen tai osaston johtajille ja pyydä heitä antamaan kirjallinen vastaus suosituksiinne ja alustaviin havaintoihisi. Vastauksessa olisi selitettävä, miten johtajat aikovat korjata eristetyt ongelmat.
Luo tarkastusraporttisi karkea luonnos. Raportissa on oltava taustatiedot ja tarkasteltava tarkastuksen laajuus. Siinä on myös näytettävä, mitä olet löytänyt ja mitkä suositukset perustuivat näihin havaintoihin, samoin kuin johtajien vastausten kopiot tai suoritukset.
Tapaa johtajia vielä kerran ja keskustele karkeasta raportistasi. Anna heille kopiot ja vastaa johtajien mahdollisesti esittämiin kysymyksiin. Kokouksen tarkoituksena on varmistaa, että johtajat ymmärtävät kaiken, mitä olet tehnyt ja mitä heidän on tehtävä parantaakseen.
Luo lopullinen luonnos hiomalla ja muokkaa raporttiasi. Lopullisessa luonnoksessa olisi esitettävä tarkastuskokouksen tulokset. Jakele lopullinen luonnos johtajille.
Seurataan laitoksen tai yrityksen kanssa kuuden tai 12 kuukauden kuluessa selvittääkseen, onko yritys tai osasto tehnyt muutoksia tilintarkastuksen aikana havaittujen ongelmien korjaamiseksi.
Kirjoita viralliselle kirjeelle johtajille, mitä olet oppinut seurannan aikana ja mitä lisätoimia tarvitaan. Jos yritys tai osasto on täyttänyt odotukset, ilmoittakaa se kirjeessä ja ilmoittakaa, että olet täyttänyt tilintarkastuksen tavoitteet, jotka olet lopettanut.
vinkkejä
-
Ole valmis tiettyyn jännitykseen tarkastusprosessin aikana. Ihmiset ovat usein hermostuneita virheistä, joita saatat löytää, vaikka virheet ovat viattomia, koska liian monet virheet voivat merkitä heidän työpaikkansa olevan linjalla. Vakuutkaa heille, että sinun tehtäväsi on vain tutkia, ei antaisi palkintoja tai rangaistuksia. Selitä aina syy, miksi pyydät tiettyjä tietoja, jotta työntekijät ymmärtävät perustelut.
