Useimmissa organisaatioissa osto-osasto on kriittinen, koska se edustaa suurta osaa koko organisaation kokonaiskustannuksista ja koska se pitää organisaation mukana toimitettavien tavaroiden ja palvelujen kanssa. Tehottomuudesta ja / tai virheellisistä prosesseista aiheutuvat kustannukset voivat olla hyvin suuria, koska ne vaikuttavat koko organisaatioon. Myös ostotoiminto voi olla erityisen alttiita petoksille, koska siihen liittyy käteisvaroja. Hankintaosaston operatiiviset tarkastukset voivat auttaa poistamaan jätettä, tehottomuutta ja petoksia, mikä lisää arvoa organisaation alimmalle riville.
Hyväksy hankintaosaston riskinarviointimenettely sen sijaan, että yritettäisiin tarkastaa kaikki toiminnot vuosittain. Tunnista hankintaosaston toiminnot ja arvioi niihin liittyvät riskit. Riskinarvioinnin käyttö on ratkaisevan tärkeää, koska se asettaa rajoitetut sisäisen tarkastuksen resurssit niille alueille, joilla niitä tarvitaan eniten.
Arvioi osto-osaston sisäisen valvonnan rakenne. Käytä COSOn integroitua kehystä arviointia varten. Tämä malli auttaa valvonnan sisällyttämisessä perspektiiviin ja auttamaan yhdistämään tiettyjä tarkastuksia tiettyihin liiketoimiin.
Suorittaa tarkastuksia, jotka liittyvät tarkastuksen kohteena olevaan korkean riskin liiketoimintaan.Hanki tai valmistele prosessikarttoja testattavista ohjaimista ja suorita jokainen näistä säätimistä ja tarkista, miten ne toimivat. Valitse otos tilintarkastettaville liiketoiminnoille ja testaa niiden noudattaminen.
Analysoi valvontatestauksen tulokset mahdollisten heikkouksien tai ohjausvirheiden tunnistamiseksi. Johdon tulisi olla tietoinen tällaisista tilanteista, joten korjaavia toimenpiteitä voidaan toteuttaa mahdollisimman pian.
Suorita olennaiset testit tarkastettavien liiketoimintojen yksityiskohtaisista tiedoista. Näihin testeihin olisi sisällyttävä sekä analyyttiset menetelmät että lähdeasiakirjojen testaus. Koska osto-osastot aloittavat käteisvarojen maksamisen petoksen, se on suuri huolenaihe, tilintarkastajien tulisi etsiä petosten indikaattoreita ja / tai poikkeamia tietoihin osana analyysimenettelyjä.
Suorita lopetuskonferenssi osto-osastojen johtajien kanssa. Anna luettelo havainnoista ja ongelmista, jotka on ratkaistava, ja suosituksia niiden ratkaisemiseksi. Jos havaitaan petoksia, siitä on ilmoitettava ylemmälle johdolle hankintaosaston ulkopuolella. Tarjoa osto-osastopäälliköille mahdollisuus esittää lisätietoja ja / tai todisteita, jotka voisivat muuttaa tilintarkastustuloksia ja tarjota korjaavia toimintasuunnitelmia jäljellä olevien tarkastusten löytämiseksi ja ongelmien ratkaisemiseksi.
Kirjoita tarkastuskertomus asianmukaiselle johdon tasolle ja / tai hallitukselle. Lisää korjaussuunnitelma ostososaston johtajilta raporttiin.
