Joskus on aikoja, jolloin pystytään visualisoimaan, miten jotain tehdään, on helpompi ymmärtää. Prosessien vuokaavioissa tunnistetaan prosessin jokainen vaihe kirjallisessa muodossa, joka on samanlainen kuin kartta. Prosessien vuokaaviot voivat olla erityisen hyödyllisiä silloin, kun organisaatiot haluavat tehostaa työnkulkua. Kaavion avulla päätöksentekijät voivat tunnistaa jokaisen prosessin vaiheen ja nähdä myös vaiheiden vuorovaikutuksen. Prosessin vuokaavio on jotain, joka voidaan toteuttaa missä tahansa organisaatiossa.
Tarvittavat kohteet
-
Kokoustila
-
Paperi
-
kyniä
-
Valkotaulu markkereilla
-
"Postita tyyppi" -viestejä
-
Tekstinkäsittelyohjelma
-
Flowchart-ohjelmisto
Kerää joukkueen jäseniä hiljaisessa kokoustilassa. Tilan tulisi olla tarpeeksi suuri, jotta joukkueen jäsenet voivat liikkua, riittävän eristäytyneinä, joten keskustelu ei vaikuta muuhun toimistoon, ja siinä on valkotaulu, joka näyttää prosessivirran, kuten sitä käsitellään. Jokaisella tiimin jäsenellä pitäisi olla myös paperin / lyijykynän ja "post it type" -viestejä.
Kerro tiimille prosessista, jota on tarkoitus seurata. Pyydä tiimin aivoriihi kaikki prosessin vaiheet. Kirjoita vaiheet valkotaululle. Älä huolehdi siitä, mitä vaiheet tulevat ensimmäisenä tai viimeisenä - kirjoita vain prosessin jokainen vaihe. Kun kaikki prosessin vaiheet on lueteltu, päästä yksimielisyyteen ryhmän kanssa siitä, että jokainen vaihe on kirjoitettu alas. Kirjoita jokainen askel alas yksittäiseen "post it type" -viestiin. Poista valkotaulu.
Päätä mikä vaihe alkaa. Stick se askel laudalla vasemmalla puolella. Päätä, mikä vaihe lopettaa prosessin. Pidä tämä askel laudan oikealla puolella. Määritä prosessin toinen vaihe ja aseta se vain vaiheen 1 oikealle puolelle. Jatka tätä prosessia jokaisen vaiheen kanssa, kunnes kaikki prosessin vaiheet sijoitetaan peräkkäiseen järjestykseen vasemmasta ensimmäisestä vaiheesta viimeiseen vaiheeseen oikealla. Tämä prosessi kestää tavallisesti tiimin jäsenten keskuudessa päästä yksimielisyyteen.
Määritä asianmukaiset symbolit prosessin jokaisessa vaiheessa. Ovaalista symbolia käytetään prosessin alussa ja lopussa. Kirjoita prosessin ensimmäisen ja viimeisen vaiheen "post-it type" -viestin päälle soikea. Jokainen seuraava toteutettu toiminto tunnistetaan neliön kanssa. Jokainen päätös on tunnistettu timantilla. Tulkaa yksimielisyyteen jokaisen tiimin jäsenen kanssa siitä, minkä tyyppinen symboli kulkee. Kun olet valmis, piirrä viivat kustakin muistista prosessin seuraavaan muistiinpanoon.
Analysoi vuokaavio. Useimmat prosessit voidaan tehostaa, kun prosessia voidaan tarkastella kaaviossa. Tarkista kaksoiskappaleet tai tarpeettomat työnkulun pysäytykset, kuten esimiehen hyväksynnät tai tarpeettomat uudelleenkirjoitukset.
Käytä tekstinkäsittelyohjelmistoa tai virtauskartoitusohjelmistoa tekemään pysyvä kopio työnkulusta. Tallenna prosessivirtauskaavio lähtöpaikaksi tulevien prosessivirtojen parantamiseen.
