Työnkulun kaavio esittää visuaalisesti resurssien, asiakirjojen, tietojen ja tehtävien siirtoa ja siirtoa tietyn tuotteen tai palvelun koko työprosessin kautta. Onnistuneesti rakennettu vuokaavio edustaa oikeaa työnkulua nopeasti ja selkeästi.
Tehokkuuden parantaminen ja pullonkaulojen välttäminen
Monet työprosessit voivat olla monimutkaisia ja monimutkaisia, joten on tärkeää esittää visuaalisesti, miten tehtävät on saatettu päätökseen työntekijöiden ymmärryksen ja tehokkuuden parantamiseksi. Työnkulun kaaviot osoittavat selvästi, kuka on vastuussa jokaisesta vaiheesta, mitä asiakirjoja ja resursseja he tarvitsevat ja kuinka paljon aikaa kussakin vaiheessa tarvitaan. Työntekijöiden roolien ja tuotantovarantojen tuntemus antaa johdolle mahdollisuuden määritellä helposti heikkoudet ja lieventää pullonkauloja. Pullonkaulat ovat kaikki työnkulun näkökohdat, jotka haittaavat ja hidastavat prosessin koko ajan.
Vastuullisuuden ja viestinnän lisääminen
Koko työnkulkuprosessin visuaalinen esittäminen antaa työntekijöille paremman käsityksen paitsi heidän työtehtäviensä lisäksi myös muiden työntekijöiden rooleista, mikä lisää vastuullisuutta. Onnistuneen, tarkan työnkulun kaavion luominen lisää tietoa työpaikalla tarvittavan tutkimus- ja tietokokonaisuuden vuoksi. Viestintä myös parantaa, kun työntekijät ymmärtävät paremmin työnkulun prosessin.
Kuvien käyttäminen aktiviteetin näyttämiseen
Työnkulun kaaviot käyttävät tiettyjä muotoja, jotka vastaavat eri tyyppisiä toimintoja. Soikea näyttää, missä työnkulku alkaa ja päättyy. Suorakulmat edustavat prosessitoimintaa, tehtävää tai analyysia. Timantit merkitsevät päätöksentekoprosessia, mikä johtaa yleensä kahteen mahdolliseen työnkulun suuntaan. Jos vastaus päätökseen on kyllä, työnkulku jatkuu suunnitellulla reitillä, mutta jos vastaus on ei, työnkulku saattaa joutua ottamaan toisen reitin ongelman ratkaisemiseksi. Kaavio, jossa on paljon timanttimuotoja, voi olla vaikeampi seurata visuaalisesti. Piirit edustavat liittimiä yhdestä toiminnasta toiseen.
Työnkulun kaavioiden toteuttaminen
Vaikka työnkulun kaavion suunnittelu voi olla laaja ja aikaa vievä prosessi, sen toteutus voi olla vaikeampaa. Johtajat eivät voi yksinkertaisesti lähettää kaaviota työpaikalla ja odottaa työntekijöiden toimittavan sitä ilman ohjeita. Useimmat kaaviot on yhdistettävä työnkulun parantamisen teoriaan, kuten vähärasvaisen valmistuksen, Six Sigman tai koko laadunhallintaan. (Katso viite 1)
Vaihtoehdot työnkulun kaavioille
Jotkut yritykset käyttävät vaihtoehtoja työnkulun kaavioihin, kuten prosessiin, liiketoiminnan suunnitteluun ja virtauksen hallintaan. Prosessi tai prosessikartta on hyvin samanlainen käsite työnkulun ja työnkulun kaavioihin. Työprosessi on tarkempi kuin työnkulku, jossa keskitytään enemmän panoksiin ja tuotoksiin kuin tietojen, asiakirjojen ja tehtävien vastuun siirtoon. Liiketoiminnan suunnittelu keskittyy pikemminkin pitkän aikavälin tavoitteisiin kuin nykyisen työnkulun parantamiseen. Virtauksenohjauksesta kiinnostuneet johtajat etsivät erityisesti varastojen hallintaa.
