Projektin hallinnassa alempi rivi on tietää, mitä tuloksiin liittyy. "Toimitukset" on kaikenlaista termiä, jota kuullaan aina liike-elämässä, ja olisi helppo ajatella, että se viittaa fyysisiin tuotteisiin, joita se saa, mutta se on paljon laajempi.
Mitkä ovat toimitukset?
Pääasiassa tuotokset ovat hankkeen tulos. Mutta on olemassa muutamia tuloksia: sisäisiä ja ulkoisia tuloksia sekä projektin ja prosessin tuloksia.
Ulkoiset toimitukset ovat palveluja tai tuotteita, jotka asiakas tai asiakas on sitoutunut tarjoamaan yritykselle. Se on jotain, jonka yrityksesi luo myyntiin tuottoa varten yritykselle.
Sisäiset toimitukset ovat tehtäviä ja työtä, jotka on suoritettu yrityksen sisällä ja jotka eivät ole asiakaslähtöisiä, vaan vaatimus liiketoiminnan onnistuneesta toteuttamisesta. Verojen jättäminen, paperityön tekeminen ja tilien hallinta ovat kaikki sisäisiä. Sisäiset toimitukset eivät koskaan ylitä asiakkaan työpöytää, mutta ne voidaan tuottaa esimerkiksi IRS: n tai lisensointielinten kaltaisille viranomaisille. Ne ovat edelleen yrityksen sisällä (sisäisessä) tai yrityksesi toiminnan kannalta välttämättömiä.
Hankkeen tulokset ja prosessitulokset kuuluvat molempien ulkoisten tulosten luokkaan, koska ne liittyvät asiakaslähtöiseen työhön.Hankkeen tulokset ovat asiakaslähtöisiä tuloksia; kaikki tuotteet ja palvelut, jotka toimitetaan asiakkaalle projektin tuloksena.
Prosessitulokset ovat toisaalta hankkeen suorituksen loppuunsaattamiseksi tehtyjä töitä. Ne ovat asiakirjoja, suunnitelmia, malleja, mahdollisia selvennyksiä sisäiselle tiimille luotujen toimintojen laajuudesta ja jopa työn rakenteesta.
Hankkeen tulosten ymmärtäminen
Kun asiakkaat tai asiakkaat harjoittavat liiketoimintaa palvelun tarjoamiseksi tai tuotteen myymiseksi heille, heidän saamansa tulos on hankkeen toteutus. Se voi olla fyysinen tuote, mutta se voi olla myös jotain aineettomaa, kuten palvelua, raporttia tai tietokonetiedostoa.
Esimerkiksi kun lentoyhtiö tekee Boeingin kanssa uuden lentokoneen, he määrittelevät, mitä lentokoneesta tarvitsee - kokoluokasta, istuimesta ja suunnittelusta. Lentokoneesta tulee toimitettava. Ja jos yrityksellä on sisäinen konferenssi ja palkkaa transkripterin tapahtuman tallentamiseen ja dokumentointiin, niiden transkriptiotiedostot ovat myös toimitettavia.
Toimitukset voivat olla luovia tuloksia, laitteistoja, ohjelmistoja, asiakirjoja, laitteita ja muita palveluja. Ne voivat olla lyhyen aikavälin työpaikkoja tai massiivisesti monimutkaisia pitkäaikaisia hankkeita.
Mitä selkeämmin tulokset on määritelty hankintasopimuksissa, sitä sujuvampi toimitusprosessi tulee.
Hankkeen toimitusten määrittely
Ei riitä, että sanotaan, mitä se on, mikä toimitetaan hankkeen lopussa. Toimitussopimuksessa on oltava selkeä soveltamisala, kustannukset ja aikataulut, joten molemmat osapuolet ovat yhtä mieltä siitä, mitä toimitetaan, milloin se toimitetaan ja kuinka paljon.
Oletetaan esimerkiksi, että olet hankkinut uuden yrityksen verkkosivuston toimittamisen vaatetusyhtiölle. Mitä yksityiskohtaisempia tietoja sivustostasi tarvitaan, sitä todennäköisemmin sinulla on haluamasi tulokset.
Siksi toimitettavien tulosten hahmotteleminen edellyttää, että luetellaan kaikki näkökohdat, joita tarvitset verkkosivustolta:
- Dynaaminen sähköisen kaupankäynnin portaali, jossa asiakkaat näkevät vaatteet useissa näkymissä zoomausominaisuuksilla.
- Asiakkaat voivat ostaa verkossa luottokortilla, PayPalilla ja Interacilla useissa valuutoissa.
- Postituslistan yhdistäminen on markkinointiosaston toiveiden luettelossa.
- Tuoteosasto haluaa, että verkkosivusto päivitetään helposti uudella tuotteella, mutta sen on myös säädettävä yhtiön varastoa 24/7, joten tuotteet eivät ole ylimyydyjä tai myymättä myymättömiä huonon tietojen seurannan vuoksi.
Jokainen näistä näkökohdista on yksityiskohtainen hankesopimuksessa. Prosessitulokset päätetään sitten projektiryhmän sisäisesti siten, että hanke etenee nopeasti eteenpäin, jotta ulkoisten toimitusten määräajat voidaan saavuttaa.
Tässä tapauksessa voi olla useampi kuin yksi toimitettava. Ensimmäinen voisi olla mallia verkkosivuston suunnittelusta, ja toinen julkaisu on toimiva verkkosivusto tai langallinen kehys. Ensimmäinen toimitettavaksi tarvitaan hyväksyntä, ennen kuin toinen luovutus voidaan luoda, ja sopimuksessa on oltava selkeät tulosten hyväksymiskriteerit.
Toimintojen määrittelyn vaiheet
Kaksi tärkeintä sanaa, jotka on pidettävä mielessä määritettäessä tuloksia, ovat "erityisiä" ja "mitattavissa".
Erityispiirteet tulevat hankesuunnitteluvaiheeseen, ja yksityiskohtaiset tiedot esitetään siitä, mitä on tulosta; toimitettava. Kun erityispiirteet on vahvistettu, kustannukset ja työvoima voidaan selvittää ja budjetti asiakkaalle hyväksytty.
Välitavoitteet ovat osa tulosten "mitattavissa olevaa" näkökohtaa, mutta ne ovat sisäisiä käyttötarkoituksia - prosessien toimituksia - vain tarkistuskohta, joka koskee tien hankkeen loppuunsaattamiseksi ja asiakkaan työn vapauttamiseksi.
Toinen hankkeen tulosten mitattavan osan näkökohta on, että niiden on täytettävä hyväksymiskriteerit. Tätä varten asiakkaan on oltava selkeä siinä, mitä he tarvitsevat sopimuksen tekemisen aikana, tai heillä voi olla vain vähän korvausta, jos heidän toimituksensa eivät täytä sitä, mitä he suunnittelivat.
Peruslinjat ja välitavoitteet
Työskenteletkö projektin kanssa, joka vaatii tuloksia, tai olet kiinnostunut saamaan tuloksia. Yksi tapa tai toinen, hanke tarvitsee perustasoja ja virstanpylväitä menestyksen varmistamiseksi.
Projektin perusviivat voivat olla joko laajuuden perusviiva, aikataulun perusviiva tai kustannusperuste. Yhdessä ne ovat suorituskyvyn mittausperusteita, eikä niitä ole määritelty ennen kuin projektisuunnittelu on valmis. Niiden on oltava puitteet valvonnalle, kun hanke käynnistyy.
Kustannusten perustaso on odotettu budjetti. Soveltamisala kattaa, mitä hankkeen koko alue on ja mitä odotuksia ja tuloksia pitäisi olla. Aikataulu on toteutus- ja toimitusaikataulu. Jos projektin yksityiskohdat muuttuvat, tai kun se tapahtuu, on huomattava, että perusviivat on muutettava.
Perusviivojen tarkkuuden seurannassa on merkkipaalujen merkitys. Välitavoitteet ovat tehtäviä tai saavutuksia, jotka auttavat nopeuttamaan minkä tahansa hankkeen lopputuloksia. Välitavoitteet voivat olla suuria saavutuksia, kuten kehys valmistuu uuteen varastoon tai jotain sellaista sopimusta, joka allekirjoitetaan. Yleisesti ottaen virstanpylväät ovat sisäinen toiminto, keino seurata edistymistä, joka auttaa projektiryhmää pysymään tavoitteiden saavuttamisessa.
Jos projektin virstanpylväät jäävät vaille tai perusviivat muuttuvat, se tarkoittaa, että toimitukset eivät välttämättä täytä määräaikaa.
Projektitoimitusten hallinta
Soveltamisalueen ryömintä voi poistaa suorituksen, jos projektin laajuus laajenee, kun asiat ovat alkaneet. Tämän rajoittamiseksi on selvää, mitkä toimitukset liittyvät alkuperäiseen hankesopimukseen ja rakenna tarvittaessa lisää aikaa ja budjetti, jos lisätään uusia tuloksia. Varmista, että saat kaikkien asianosaisten sidosryhmien hyväksynnän.
Asiakkaat ja muut sidosryhmät voivat parantaa hankkeen menestystä antamalla panoksensa hyväksymiskriteereihin. Selvitä toimitettavien tuotteiden lopullinen käyttö ja sen tarkoitus on varmistaa, että olet täyttänyt toimitusten tarpeet ja vaatimukset.
Hyödynnä projektinhallintaohjelmistoa, jotta jokainen voi kohdistaa ja päivittää projektin etenemistä ja kuinka paljon työtä on tehtävä loppuun. Tämä voi olla erityisen tuottavaa silloin, kun ulkoista toimitusta on enemmän kuin yksi. Varmista, että prosessit, aikataulut ja tavoitteet ovat selkeitä ja suoraviivaisia ja siirrät tehtävät.
