On tärkeää, että jokainen kirkko tietää ne, jotka osallistuvat palveluihin. Kirkon jäsenluettelon avulla kirkon johtaja tuntee jäsenet - ja antaa seurakunnille mahdollisuuden ottaa yhteyttä ja tutustua toisiinsa. Kirkon jäsenhakemiston luominen edellyttää keskeisten tietojen keräämistä sen jäseniltä.
Jäsenyyden tiedot
Kerää jäsenten tietoja seurakunnilta. Kysy kaikkien jäsenten, heidän puolisoidensa ja lasten nimet, sekä yhteystiedot ja sen kaupungin nimi, jossa he asuvat. Tämä antaa sinulle ja muille seurakuntien jäsenille pääsyn tiettyihin yhteisöihin kuuluville jäsenille erityisiin alueellisiin hankkeisiin tai hyväntekeväisyyteen näissä yhteisöissä. Kerää sosiaalisen median tiedot ja sähköpostiosoitteet myös niille, jotka haluavat muodostaa yhteyden verkossa.
Tietokannan luominen
Siirrä kerätyt tiedot viralliseen tietokantaan. Syötä jäsenyyden tiedot tietokantaohjelmaan, jota kirkko on jo käyttänyt, tai valitse helppokäyttöinen ohjelmisto, jonka avulla voit muokata malleja ja jäsenryhmiä.
Hakemiston tulostaminen
Käytä ammattimaista ulkoasuohjelmaa hakemiston suorittamiseen, jos tietokannan ohjelmistolla ei ole omaa vaihtoehtoa tulostaa kaikki tiedot, hakemistotyyli. Tulosta yksi kopio ja anna useita muita korjata se ennen kuin tulostat koko muut kokoelmat koko seurakunnalle. Jos työskentelet tulostusliikkeen kanssa, ota etukäteen yhteyttä edustajaan laskeaksesi kustannukset ja määrittämällä kirjasen ihanteellinen asettelu ja sitovuus.
Online-tiedot
Verkkoturvallinen hakemiston avulla jäsenet voivat etsiä tietoja ilman tulostuskopiota. Erikoisohjelmisto, joka on suunniteltu jäsenkorttien hallintaan, antaa jäsenille mahdollisuuden kirjautua sisään ja käyttää tietoja tai päivittää niitä milloin tahansa, tai jos sinulla on ammattitaitoinen ohjelmoija, joka työskentelee jo kirkon verkkosivuilla, hän voi ehkä luoda hakemiston sinulle.
