Organisaation toimintatavat, prosessit ja mekanismit ovat sen riskienhallintajärjestelmän selkäranka. Nämä menettelyt, joita usein kutsutaan sisäisiksi valvontatoimenpiteiksi, varmistavat, että työntekijät noudattavat ylimmän johdon suosituksia, alan käytäntöjä ja sääntelyohjeita tehtäviensä suorittamisessa. Sisäinen tarkastaja testaa valvontaa sen varmistamiseksi, että ne ovat riittäviä ja tehokkaita.
Sisäinen valvonta määritelty
Sisäinen valvonta on joukko ohjeita ja menettelyjä, joita ylimmän johdon on tarkoitus toteuttaa työntekijöiden virheistä, laiminlyönneistä tai petoksista johtuvien operatiivisten tappioiden estämiseksi. Esimerkiksi tavaratalon myyntisaamis- ja laskutusosaston valvonta voi antaa työntekijöille ohjeita käteismaksujen käsittelystä. Sisäinen valvonta auttaa myös ylimmän johdon välttämään teknisten toimintahäiriöiden aiheuttamia tappioita. Esimerkiksi myymälän ylin valvoja voi antaa myyntiedustajille ohjeita siitä, miten käsitellään luotto- ja maksukorttitapahtumia tietokonejärjestelmien erittelyssä.
Valvonnan riittävyys
Sisäinen tarkastaja testaa kaksi valvonnan näkökohtaa - riittävyyttä ja tehokkuutta. Valvonta on riittävä, jos siinä kuvataan selkeästi menettelyt ja toimenpiteet, joita työntekijän on noudatettava tehtävien suorittamiseksi. Valvonta voi ohjata merenkulun virkailijaa siitä, miten varastoon tallennetut tavarat tallennetaan ja allekirjoitetaan konossementti. Riittävä valvonta selittää myös päätöksentekomenettelyjä ja ongelmaraportointia. Merenkulun valvonta voisi esimerkiksi vaatia virkailijaa ilmoittamaan johtajalle, jos saadut tavarat ovat arvoltaan yli 10 000 dollaria.
Ohjauksen tehokkuus
Ohjaus on tehokasta, jos se tarjoaa sopivia ratkaisuja sisäisen valvonnan ongelmiin. Esimerkiksi pienen myymälän myyntisaamisosaston johtaja uskoo, että työntekijä voi varastaa käteistä, koska myyntitulot eivät vastaa saamiaan käteisiä. Hän voi luoda menettelyn, jossa asiakkaiden tarkastukset lähetetään uuteen osoitteeseen ja pyydetään kolmelta eri yksikön työntekijältä kirjaamaan käteismaksut. Uusi ohjaus on tehokas, jos johtaja toteaa, että käteisvarat vastaavat nyt myyntimäärää.
Tyypit
Sisäinen tarkastaja voi testata erilaisia tarkastuksia tarkastustavoitteen, yrityksen koon ja toimialan mukaan. Tilintarkastaja voi testata tilinpäätösraportointimekanismeja varmistaakseen, että tilinpäätös on täsmällinen ja täydellinen ja että se on yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) mukainen. Operatiivisen valvonnan testaus auttaa tilintarkastajaa arvioimaan valvonnan riittävyyttä ja tehokkuutta segmentin tasolla. Tilintarkastaja voi myös testata tietotekniikkajärjestelmiä IT-toimintahäiriön aiheuttamien tappioiden estämiseksi.
Testauksen merkitys
Sisäisen valvonnan testaus on merkittävä käytäntö, koska se auttaa yrityksen ylintä johtoa estämään virheen tai järjestelmän häiriöiden aiheuttamat operatiiviset tappiot. Testaus auttaa myös osastopäällikköä varmistamaan, että työntekijät noudattavat sisäisiä sääntöjään, lakeja ja määräyksiä tehtäviään suorittaessaan. Tilintarkastaja tavallisesti soveltaa yleisesti hyväksyttyjä tilintarkastusstandardeja (GAAS) testattaessa sisäisiä valvontatoimenpiteitä ja arvioi ne "korkeiksi", "keskisuuriksi" ja "alhaisiksi" tappioiden odotusten perusteella.
