Vuonna 1993 käyttöön otettu perhe-sairauslupa suojaa tiettyjen työntekijöiden työpaikkoja, jotka joutuvat ottamaan palkatonta lomaa vastasyntyneen tai adoptoidun lapsen hoitoon tai vakavasti sairaan perheenjäsenen hoitoon. FMLA suojaa myös vakavasti sairastuneiden tai loukkaantuneiden työntekijöiden työpaikkoja, ja hänen on otettava poissaoloaikaa. Useimpien FMLA-pyyntöjen lääketieteellinen luonne aiheuttaa yksityisyyttä ja luottamuksellisuutta koskevia kysymyksiä, joita työnantajien on pidettävä mielessä.
Terveystietojen välittäminen
Joitakin lääketieteellisiä tietoja ei voida pitää täysin luottamuksellisina. Jotta esimerkiksi FMLA-lupa voidaan hyväksyä, työnantajan on tarkasteltava lääkärin suositusta vakavan terveydentilan perusteella. Työministeriö suosittelee, että lääkärin suosituksiin käytetään vakiolomaketta FMLA: lle. Lomake antaa lääkärille mahdollisuuden antaa yksityiskohtaiset tiedot sairaudesta, mukaan lukien vaaditun loman pituus. Lomake on saatavilla Internet-sivustolta työministeriön verkkosivuilta.
Lääketieteellisen tiedon saatavuus
Lääketieteellisiin tietoihin pääsyä säännellään terveys- ja vastuuvelvollisuutta koskevassa laissa. Laki säätelee tiukasti sitä, kenellä on pääsy lääketieteelliseen tietoon, josta yksilön identiteetti voidaan määrittää. HIPAA on tasapainoinen voidakseen antaa terveydenhuollon työntekijöille tietoa, jotta he voivat tehdä töitään ja muissa olosuhteissa, kuten FMLA-pyynnöissä. Säädöksessä edellytetään kuitenkin, että lääketieteellisiin tietueisiin pääsyä on rajoitettava. Työnantajana, jolle on myönnetty FMLA, sinun on rajoitettava pääsyä näihin lääketieteellisiin tietueisiin vain niille nimetyille työntekijöille, jotka ehdottomasti saavat pääsyn vilpittömiin liiketoimintaan liittyvistä syistä.
Lääketieteellisten tietojen säilyttäminen
Työnantajana sinun on suojeltava työntekijän lääketieteellistä tietoa niiltä, joita ei ole nimetty käyttämään sitä. Kaikki lääketieteelliset tiedot on säilytettävä erillään henkilöstötiedostoista. FMLA-pyyntöihin liittyviä lääketieteellisiä tiedostoja olisi säilytettävä lukittuihin tiedostoihin, joihin vain nimetyillä työntekijöillä on pääsy. Kun lähetät faksia ja kopioidaan työntekijän lääketieteellisiä tietoja, on laadittava ja noudatettava tiukasti protokollia työntekijöiden yksityisyyden varmistamiseksi. Jos esimerkiksi lääketieteellinen tietolomake jätetään vahingossa valokopiokoneeseen ja luvaton henkilö näe sen, se on yrityksesi, joka on vastuussa yksityisyyden loukkaamisesta, ei vahingoittuneesta työntekijästä.
Työnantajan huolenaiheet
Usein FMLA-tilanteissa työnantajien on saatava tutustua tiettyihin työntekijöiden terveystietoihin. HIPAA antaa työntekijöille mahdollisuuden antaa kirjallista lupaa työnantajille vain sellaisten tietojen osalta, jotka liittyvät FMLA-loman pyytämiseen, antamatta kuitenkaan yleistä lupaa käyttää kaikkia lääketieteellisiä tietoja. Työnantajat voivat pyytää toista lausuntoa lääkärin FMLA-suosituksen perusteella, ja hän voi myös ottaa yhteyttä lääkäriin ja keskustella asiasta. Tällaiset keskustelut on myös hyväksyttävä työntekijän toimesta. Työntekijöiden, jotka etsivät FMLA: ta, on annettava riittävät asiakirjat ja siksi he todennäköisesti myöntävät nämä luvat.
