Menestyksekkään catering-liiketoiminnan avaintekijä on kyky luoda tarkat budjetit jokaiselle tapahtumalle. Talousarvio, jossa kustannukset tarkasti lasketaan, mahdollistaa tosiasiallisten kulujen säilyttämisen laskutuskustannusten alapuolella säilyttäen terveen voittomarginaalin. Menestyksekkäät ateriapalvelut pystyvät määrittämään, kuinka paljon he tarvitsevat kuluttaa jokaiselle henkilölle tapahtumassa, samalla kun lasketaan arvonnousu, joka tekee ruokailusta jokaisen tapahtuman kannattavan ja niiden arvoisen.
Luo kaavio tai laskentataulukko, jossa luetellaan kaikki ruoka- ja juomatuotteet, joita tarvitset ruokailutapahtumaan. Se voi auttaa listan rikkomisessa luokkiin, kuten alkupaloja, pääruokia, jälkiruokia ja juomia. Luo jokaisen kohteen vieressä sarake todellisia kustannuksia kohti, veloitetut kustannukset palvelusta, tapahtuman todelliset kokonaiskustannukset ja veloitetaan tapahtuman kokonaiskustannukset.
Laske tapahtumalle tarvittava ruoka-annos ja juoman todelliset kustannukset annosta kohti ja sijoita tämä luku annosta kohti. Todelliset kustannukset ovat ne, jotka sinun tarvitsee käyttää ruokien valmistamiseen tarvittaviin raaka-aineisiin ja juomista maksamiin todellisiin hintoihin.
Selvitä ruoka- ja juomatuotteiden merkintäarvo. Yleensä nyrkkisääntönä monet ruokailupalvelun harjoittajat menevät kaavalla, joka veloittaa kolme kertaa todelliset kustannukset niiden lopullisesta hinnoittelusta. Jos esimerkiksi ruokalaji maksaa 5 dollaria per annos, veloita asiakas 15 dollaria per annos. Laske tämä luku jokaiselle palvelulle ja laita se laskennallisiin kokonaiskustannuksiin per annos.
Kerro kunkin kohteen todelliset kustannukset palvelumäärän mukaan osallistuvien asiakkaiden lukumäärällä ja sijoita tämä luku tapahtuman todellisten kokonaiskustannusten alle. Kerro myös jokaisesta kohdasta perittävä palvelumaksu peräkkäisten asiakkaiden lukumäärällä ja sijoita tämä luku tapahtuman veloitettaviin kokonaiskustannuksiin.
Kaikissa sarakkeissa olevat luvut sisältävät selkeän näkymän ruoan ja juomien budjetista. Näistä kokonaiskustannuksista näet, mitkä ovat todelliset kustannukset palvelusta ja tapahtumasta. Voit myös määrittää potentiaalisen voiton vertaamalla sitä tapahtuman merkintöihin.
Tee toinen taulukko laskentataulukkostasi henkilöstö- ja paikkakuluja varten. Kirjoita tähän osioon kaikki palkkaukset, jotka liittyvät henkilöstön palkkaamiseen, kuten palvelimiin ja baarimikkoihin, sekä mahdolliset kustannukset, jos tarjoat asiakkaan paikan. Jotkut catering-toimijat valitsevat laskut henkilöstöstä erikseen, kun taas toiset pitävät parempana veloittaa kiinteä prosenttiosuus, kuten 21 prosenttia laskusta kokonaisuudessaan automaattisena palvelumaksuna, mikä tekee henkilöstöstä mukana.
Lisää asianmukaiset verot laskuun ennen kuin ehdotat arvioidut maksut asiakkaalle hyväksyttäväksi. Jos esimerkiksi valtion verokanta on 8,25 prosenttia, kerro laskun summa kyseisellä prosenttiosuudella selvittääkseen, kuinka paljon veroa on maksettava tapahtumasta.
