Vaatimustenmukaisuuden tarkastus on liiketoimintojen tarkastelu sen määrittämiseksi, täyttääkö yritys tiettyjä sopimus-, sääntely- tai ennalta määrättyjä vaatimuksia. Vaatimustenmukaisuuden tarkastukset voivat tarkastella yrityksen työntekijöitä tai osastoja. Suuremmat organisaatiot käyttävät vaatimustenmukaisuustarkastuksia sisäisten tarkastusten suorittamiseen, joissa mitataan, kuinka hyvin jokainen osasto toimii standardien toimintamenettelyjen mukaisesti. Sopimus- ja säännöstenmukaisuustarkastukset tarkastavat, miten hyvin yritys noudattaa kirjallisia sopimuksia tai täyttää kolmannen osapuolen suuntaviivat. Jokainen vaatimustenmukaisuustarkastus noudattaa muutamia yleisiä menettelyjä.
Alkuperäinen kokous
Vaatimustenmukaisuuden tarkastukset alkavat, kun tilintarkastajat tapaavat yrityksen johdon kanssa. Ulkoiset tilintarkastajat ovat yleensä vastuussa vaatimustenmukaisuuden tarkastuksista. Tilintarkastajat keskustelevat johdon kanssa vaatimustenmukaisuustarkastuksen tyypistä ja siitä, mitä liiketoimintatoimia nimenomaan on tarkistettava. Tarkastelun laajuus on toinen keskusteltava asia. Tilintarkastajat ja yrityksen johto määrittävät tietojen otoksen koon tai tarkistettavien toimintojen määrän. Kokouksessa käsitellään myös kaikkia asianmukaisia käsikirjoja, sopimuksia tai muita asiakirjoja, joita on tarkistettava vaatimustenmukaisuuden tarkastuksen aikana.
Työntekijöiden tarkastelu
Tilintarkastajat tarkastelevat kunkin työntekijän suorituskykyä yksilöllisen noudattamisen tason määrittämiseksi. Työntekijät vastaavat liiketoimintatoimintojen suorittamisesta yhtiön standardien ja sopimus- tai sääntelyvaatimusten mukaisesti. Tilintarkastajat voivat myös tarkastella työntekijöitä valvovien operatiivisten johtajien saatavuutta. Valvonnan puute voi osoittaa, että työntekijöillä on vapaus toteuttaa liiketoimintatoimintoja riippumatta vakiotoimintamenettelyistä tai sopimusvelvoitteista. Tilintarkastajat tekevät huomautuksia työntekijöiden suorituskyvystä, erityisesti sopimus-, sääntely- tai yritysstandardien rikkomisesta.
Osaston katsaus
Yksittäiset osastojen tarkastukset ovat toinen menettely vaatimustenmukaisuuden tarkastuksissa. Tilintarkastajat tarkastelevat yleisesti operatiivista tai taloudellista paperityötä kustakin liiketoimintayksiköstä. Nämä tiedot antavat tilintarkastajille määrällisen analyysin osaston toiminnasta. Laitoksen tarkastus on yleensä silloin, kun tietojen otoksen koko tulee näkyviin. Tilintarkastajat tarkastelevat johdon kokouksessa käsiteltyä erityistä tietomallia. Tilintarkastajat varmistavat, että tiedot ovat vaatimusten mukaisia ja toimintastandardien tai sopimusten mukaisia. Jos osaston alkuperäisessä paperinäytteessä on liian paljon rikkomuksia, tilintarkastajat vetävät yleensä toisen näytteen. Muut rikkomukset voivat johtaa siihen, että osasto ei noudata sääntöjä.
Loppuraportti
Tilintarkastajilla on lopullinen kokous yrityksen johdon kanssa vaatimustenmukaisuustarkastuksen suorittamisen jälkeen. Tilintarkastajat keskustelevat tarkastustuloksista ja niistä merkittävistä rikkomisista, joita havaittiin. Yrityksen johto voi kiistää havainnot tai antaa lisätietoa työntekijän tai osaston toiminnasta. Tilintarkastajat antavat loppukertomuksen tämän kokouksen lopussa. Raportissa hahmotellaan tarkastuksen aikana havaitut rikkomukset ja kuinka hyvin yhtiö ylläpitää standardeja tai sopimuksia. Ulkopuoliset organisaatiot tai sääntelyvirastot voivat vaatia jäljennöksen tilintarkastajan virallisesta raportista. Tilintarkastuskertomukset voivat antaa myönteisen tai kielteisen lausunnon siitä, että yhtiö noudattaa sopimussopimuksia.
