Liiketoiminnassa vastaanottovirkailija on ensimmäinen yhteyspiste asiakkaille, sijoittajille ja muille, jotka käyvät läpi yrityksen oven. Näin ollen vastaanottovirkailijat tekevät ensimmäisen vaikutelman muille. Jotta tällainen vaikutelma olisi positiivinen, vastaanottovirkailijoiden on noudatettava etikettiprotokollaa, joka täyttää yrityksen standardit.
Toimia
Vastaanottovirkailijat suorittavat erilaisia hallinnollisia tukitoimintoja, kuten puhelimeen vastaamista, vierailijoiden tervehdyttämistä, tapaamisten aikatauluttamista ja sen varmistamista, että vastaanottoalue on siisti ja viihtyisä. Vastaanottovirkailijat ovat välttämättömiä, koska heidän tekemänsä työ voi vaikuttaa yrityksen menestykseen.
Puhelimen etiketti
Vastaanottovirkailijoiden tulisi harjoittaa erinomaista puhelinetikettiä, koska suuri osa heidän työstään liittyy puheluihin vastaamiseen, seulontaan tai siirtämiseen. Vastaanottovirkailijoiden on puhuttava selkeästi ja hitaasti, eikä heillä pitäisi olla ruokaa, juomia tai kumia suuhunsa puhuessaan soittajille. Kun heidän on asetettava soittajat kiinni, heidän olisi pyydettävä soittajia lupaan tehdä tämä. Ennen puhelun siirtämistä vastaanottovirkailijan tulee ilmoittaa soittajalle, mitä hän aikoo tehdä.
Viestinnän etiketti
Riippumatta siitä, onko vastaanottovirkailija puhelimessa tai tervehtii kävijöitä henkilökohtaisesti, hänen pitäisi noudattaa tavanomaista viestintäetikettiä. Esimerkiksi vastaanottovirkailijoiden tulisi olla kärsivällisiä soittajien ja vierailijoiden kanssa riippumatta tilanteesta. Vaikka soittajat tai kävijät ilmaisivat turhautumista tai vihaa, vastaanottovirkailijan tulee pysyä rauhallisena ja kärsivällisenä aina.
Pukukoodi
Koska vastaanottovirkailija on ensimmäinen henkilö, joka tervehtii kävijöitä, kun he tulevat oven läpi, hänen olisi oltava hyvin hoidettu ja käytettävä tavanomaista liiketoiminnan pukea. Yhtiö määrittelee tavanomaisen yritysvaatteen määritelmän. Esimerkiksi yrityksen lakiasiaintoimisto edellyttää todennäköisesti vastaanottovirkailijalleen pukua. Lasten hammaslääkärin vastaanottovirkailija olisi kuitenkin sopivasti pukeutunut räätälöityihin housuihin ja villapaikkaan kirkkaassa, hauskassa värissä.
Vastaanottoalue
Osana hyvää etikettiä kuuluu ylläpitää viihtyisää, puhdasta ja viihtyisää ympäristöä muille. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilökunnan tulisi pitää vastaanottoalue siistinä ja siisteinä, antaa lehdille kävijöille lukemisen odottaessaan, tarjota vieraille kahvia tai vettä ja tervehtiä ihmisiä asianmukaisesti.
2016 Vastaanottovirkailijoiden palkatiedot
Vastaanottovirkailijat ansaitsivat keskimääräisen vuosipalkan 27 920 dollaria vuonna 2016 Yhdysvaltojen työtilastotoimiston mukaan. Alhaisimmillaan vastaanottovirkailijat ansaitsivat 25 prosentin palkan 22 700 dollaria, mikä tarkoittaa, että 75 prosenttia ansaitsi enemmän kuin tämä määrä. 75. prosenttipalkka on $ 34,280, mikä tarkoittaa, että 25 prosenttia ansaitsee enemmän. Vuonna 2016 Yhdysvalloissa palveluksessa oli 1 053 700 henkilöä.
