QuickBooks: Toimintotyypit

Tyyppien käyttö QuickBooksissa on usein väärinymmärretty ohjelman toiminto ja yhtä usein on laiminlyöty tai sitä käytetään väärin. Tyyppien käytön joustavuuden vuoksi se on niin laaja, että sitä voidaan seurata kaikenlaisten asiakkaiden, työpaikkojen, myyjien ja myytyjen tai ostettujen kohteiden osalta. Valitsemalla, mitkä tiedot seurataan, riippuu liiketoiminnan tyypistä.

Myyjän tyypit

QuickBooks-ohjelman tyyppien asianmukainen käyttö antaa mahdollisuuden luoda räätälöityjä raportteja ja postituslistoja käyttämällä tietyn yrityksen kannalta merkityksellisiä tietoja. Yritysten omistajilla on monia vaihtoehtoja toimittajien tyyppien suhteen. Jotkut yritykset haluavat käyttää myyjän teollisuutta tyypiksi. Vähittäiskauppa voi perustaa myyjien tyyppejä, jotka heijastavat myymiensä tuotteiden tuotteita. Jotkut myyjät myyvät päivittäistavaroita ja muita lääkkeitä tai tupakkatuotteita. Muilla yrityksillä voi olla myyjiä, jotka ovat ominaisia ​​maantieteelliselle alueelle, kun tuotteen toimitus on aikarajaa, ja ne saattavat luoda tyypit, jotka perustuvat myyjän sijaintiin.

Rakennusalan työntekijät voivat halutessaan kirjoittaa toimittajia tarjottavien palvelujen tyypin perusteella. Esimerkiksi rakennusyhtiö voi käyttää maalareita, kipsilevyjä, kehyksiä sekä sähkö- ja LVI-urakoitsijoita. Jos on tarpeen luoda alatyyppi (esimerkiksi jos yritys käyttää yhtä alihankkijaa maalaustöiden tekemiseen sisätiloissa ja toinen ulkomaalaustyöt), se luo yleisen tyyppisiä maalareita ja alatyypin sisä- ja ulkomaalareille.

Tämä tapahtuu toimittajan muokkausnäytön kautta, kun syötät tyyppiä myyjän liiketoiminnan nimen alle.

Asiakkaan / työn tyypit

Niille yrityksille, jotka suorittavat useamman kuin yhden työn samalle asiakkaalle, QuickBooks mahdollistaa työpaikkojen luomisen asiakkaan nimen alle. Käytä samantyyppisiä asiakkaita kuin myyjiä, vaikka asiakkaan maantieteellinen alue ei välttämättä ole yhtä tärkeää kuin myyjille. Joillakin yrityksillä on tukku- ja vähittäiskaupan asiakkaita, ja ne käyttävät näitä nimityksiä sellaisina. Jos asiakkaiden erottamiseen ei käytetä ilmeisiä nimityksiä, käytä tyyppejä seuratakseen, miten asiakkaat ovat kuulleet yrityksestä. Näihin luokkiin kuuluvat "suusanallisesti", "keltaiset sivut", "sanomalehtimainos" tai "suoramainonta". Vuoden lopussa voitiin laatia raportti, joka osoittaa, mikä markkinointikampanja oli menestyksekkäin asiakkaiden ja myynnin tuottamisessa. Työtyypeillä yritykset, jotka käyttävät "työpaikkoja" -ominaisuutta, ovat samanlaisia ​​kuin rakentamiseen liittyvät yritykset. Yksi asiakas voi saattaa yrityksesi korjaamaan katon jonain päivänä ja käsittelemään putkilinjoja toisella päivällä. Työpaikkatyypin luominen jokaiselle palvelulle suoritettuun apuvälineeseen selvittää, mitkä tarjoamasi palvelut tuottavat eniten voittomarginaalia, ja ne, jotka maksavat enemmän rahaa kustannuksiin kuin tuloihin.

Kohteen tyypit

Tuotetyypit ovat ainoa tyyppi, jonka QuickBooks-ohjelma on jo määritellyt. QuickBooksissa on 12 esiasetusta. Kohde on palvelu tai fyysinen kohde, joka myydään. Kohteen tyypit ovat seuraavat:

1. Palvelu - jos myynti on palvelu, esimerkiksi maisemointiyritys, luo kohta "Leikkuu" ja tee siitä "Palvelu".

2. Inventory Part - samassa maisemointiliiketoiminnassa, jos myyt osia nurmikon korjaamiseen, esimerkiksi "niittokoneet", ne olisivat varaston osa.

3. Varastokokoonpano - Kokoonpano koostuu useista erillisistä varaston osista koko tuotteen valmistamiseksi. Esimerkiksi, jos olisit rakentamassa jakkara, se koostuisi istuimesta, neljästä jalasta tuella ja ehkä ulosteella.

4. Muiden kuin varastojen osat - Käytä tätä tyyppiä luokittelemaan asiat kuten toimisto- ja siivousvälineet. Jos veloitat asiakkaasi tehtävien suorittamiseen tarvittavista kohteista, näitä kohteita pidetään muina kuin varasto-osina.

5. Kiinteät omaisuuserät - omaisuutesi, joka on välttämätön yrityksesi toiminnan kannalta ja on pysyvästi pysyvä. Ajoneuvo, rakennus tai tietokone voitaisiin katsoa olevan kiinteä omaisuus.

6. Muu maksu - jos veloitat maksuviivästysmaksuja, rahoituskuluja tai kuljetusmaksuja, niitä pidettäisiin "muina maksuina".

7. Välisumma - jotta voidaan sisällyttää osamäärä asiakkaan laskuihin, sinun on luotava "Subtotal" -tyyppi. Tämä lisää kaikki kohteet ja antaa juoksevan summan ennen kuin myyntiverot lisätään kokonaismäärään. Tämä auttaa, kun käytät alennusominaisuutta poistaaksesi prosentuaalisen alennuksen ennen verojen lisäämistä.

8. Ryhmä - kuten varastokokoonpano, ryhmä koostuu kohteista, jotka sisältyvät "paketin" sopimukseen. Esimerkiksi täydellinen nurmikonhoitotieto voi koostua erillisistä palveluyksiköistä, "Leikkuu", "Särmäys" ja "Puun leikkaus".

9. Alennus - Alennustuotteen luominen vähentää joko prosenttiosuuden tai kiinteän summan osamäärästä.

10. Maksu - jos asiakkaalle on tavallista maksaa osa myynnin yhteydessä maksettavasta kokonaismäärästä, luo "maksu" -erä, joka vähentää laskun velkaa.

11. Myyntiveron kohde - Myyntivero lasketaan yleensä valtion ja paikallisesti. Tämän kohdan avulla voidaan luoda erillinen myyntiveroerä valtiolle ja paikalliselle harkinnanvaraiselle verolle.

12. Myyntiverokonserni - Tämä kohde koostuu kahdesta tai useammasta erillisestä myyntiveron erästä yhtenä ryhmänä. Maakunnassasi voi olla 1 prosentin harkinnanvarainen vero ja 6 prosentin valtionvero, "myyntiveron ryhmä" mahdollistaa yhden rivikohdan, joka pitää kirjaa molemmista "myyntiveron kohteista" samassa tapahtumassa.