Jos olet puhuja, konsultti tai kouluttaja, seminaarit voivat olla yrityksesi. Jos olet toisen yrityksen omistaja, seminaarit voivat olla yksi parhaista tavoista markkinoida yritystäsi. Riippumatta siitä, miksi olette järjestäneet seminaarin, olisi noudatettava samat perusvaiheet, jotta luodaan tapahtuma, joka toimii sujuvasti ja vaikuttaa osallistujiin.
Valitse aihe. Jos olet konsultti tai puhuja, olet todennäköisesti pyytänyt puhumaan tiettyä aihetta käsittelevälle ryhmälle. Jos olet yrityksen omistaja, joka järjestää seminaarin, jolla mainostat yritystäsi, sinun pitäisi valita aihe, joka vetoaa kohdeasiakkaasi. Asianajaja voi esimerkiksi järjestää yleisölle ilmaisen seminaarin kiinteistöjen suunnittelusta.
Valitse paikka. Yritä arvioida osallistujien lukumäärää ja valita paikka, jolla on runsaasti tilaa istua mukavasti. Sinun on myös otettava huomioon hinta, kun valitset paikan. Joissakin paikoissa voi olla useita satoja tai jopa tuhansia dollareita, ja toiset ovat paljon kohtuullisempia. Hotellissa on usein bankettitiloja, joissa yritykset pitävät usein yleissopimuksia, joten se voi olla hyvä paikka aloittaa etsimällä sijaintisi.
Luo ja lähetä kutsuja. Tapahtuman koosta ja muodollisuudesta riippuen kutsut voivat vaihdella Microsoft Wordissa luotuun yksinkertaiseen asiakirjaan ammattitaitoisen suunnittelijan luomaan suunnitteluun. Lähetä kutsujasi useita viikkoja etukäteen, jotta osallistujat voivat suunnitella osallistumistaan. Älä lähetä kutsuja tähän mennessä etukäteen, jotta he voivat unohtaa ennen kuin todellinen seminaaripäivä saapuu. Voit myös lähettää kutsuja sähköpostitse, mutta pitää mielessä, että ne saattavat päätyä useiden vastaanottajien roskapostikansioihin.
Päätä, tarjoatko lounasta tai kevyitä virvokkeita. Jos seminaari kestää useita tunteja, on mukava koskettaa kevyitä virvokkeita. Jos seminaari alkaa alussa aamulla tai kulkee lounasaikana, on tarjolla lounas. Joillakin paikoilla on edellytys, että käytät omassa ravintolassaan olevia palveluita, kun he pitävät tapahtumaa laitoksessa. Varmista, että tiedät sopimuksen säännöt, ennen kuin tilaat virvokkeita.
Luo esitysmateriaalit. Tee kopioita käsikirjoituksista tai tulosta ne ammattimaiselle tulostimelle. Haluat luultavasti luoda PowerPoint-esityksen, jotta sinulla on visuaalinen viittaus, kun sinä tai kaiuttimesi esittelevät materiaalia. Voit helposti luoda osallistujamerkintöjä valitsemalla tulostusasetusten alla olevat osiot. Varmista, että valitset kolme sivua kohden, ja osallistujat voivat tehdä muistiinpanoja suoraan niiden osioista.
Muutama päivä ennen tapahtumaa viimeistele osallistujien lukumäärä RSVP: tesi perusteella. Jos valitset, voit soittaa muille ihmisille, joita olet kutsunut muistuttamaan tapahtumastasi ja antamaan heille viimeisen mahdollisuuden rekisteröityä. Jätä viesti kaikille, joita et pääse, jos mahdollista, ja kerro heille soittaa sinulle mahdollisimman pian, jos he aikovat osallistua.
Luo sisäänkirjautumissivu ja nimimerkit. Seminaarin osallistujille on mukavaa tavata muita ihmisiä ja nähdä heti heidän nimensä ja missä he ovat. Se poistaa joitakin epämiellyttäviä tunteita, joita ihmisillä on, kun he esittävät itsensä uusille ihmisille. Sisäänkirjautumissivu on hyödyllinen, jos aiot tarjota osallistujillesi kaikenlaista jatkokoulutusluottoa tai jos haluat vain pitää yhteyttä osallistujiinne seminaarin jälkeen. Voit pyytää niiden nimiä, osoitteita, puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita. On viisasta tarjota laatikko, jonka he voivat tarkistaa, jos he eivät halua saada lisätietoja.
Luo paketteja jokaiselle taulukon asetukselle. Saatat haluta sisällyttää esitteitäsi ja muita mainosmateriaaleja yrityksestänne. Haluat myös antaa osanottajille jotain kirjoittaa ja kynän, jolla he voivat kirjoittaa. Jos sinulla ei ole näitä kohteita yrityksesi logolla, paikka, jossa pidät tapahtumaa, voi sisältää kynät ja tyynyt, joita he mielellään tarjoavat.
Vahvista tiedot yhteyshenkilöltäsi paikan päällä muutama päivä ennen tapahtumaa. Sinun pitäisi myös vahvistaa lopullinen päälukumäärä palveluntarjoajan kanssa, jos sinulla on ruokaa. Muista antaa ruokailijalle tietää, tarvitsetko ne paperituotteiden, kuten levyt, lautasliinat tai kupit, toimittamiseen. Tee tarvittavat maksutavat. Jotkut paikat ja catering-yritykset tarvitsevat etukäteismaksuja, kun taas toiset ovat iloisia keräämään rahaa tapahtumapäivänä.
Määritä tapahtumapaikka tapahtumasi edeltävänä tai aamuna. Haluat olla varma, että paikan henkilökunnalla on huone, jonka olette pyytäneet. Haluat myös sijoittaa paketit ja muut materiaalit jokaiseen paikkaan ennen kuin vieraat saapuvat. Kävele huoneen ympärillä ja varmista, että jokaisella on selkeä näkymä sinusta tai kaiuttimestasi huoneen edessä.
Suunnittele itsellesi tai yrityksesi edustajalle läsnäolo, kun ensimmäiset vieraat alkavat saapua tapahtumapäivään. Haluat tervehtiä ihmisiä ja ohjata ne sisäänkirjautumissivulle, WC: n ja virvokkeiden sijainnista.
vinkkejä
-
Yritä pysyä mahdollisimman järjestäytyneenä seminaarin suunnittelussa. Pienet yksityiskohdat voivat yleensä hukuttaa sinua, ja mitä enemmän järjestäytyneitä olet tapahtumassa, sitä sujuvammin se toimii suurella päivällä.
Varoitus
Sinulla on aina osanottajia, jotka ovat varanneet paikan seminaarissasi, jotka eivät näy tapahtuman päivänä. Hätätilanteita tai muita ongelmia ilmenee, jotka estävät joidenkin ihmisten pääsyn. Älä anna sen häiritä sinua. Mahdollisuudet ovat, on yksi tai kaksi henkilöä, jotka näkyvät viime hetkellä ja kysyvät, voivatko he vielä osallistua.
