Kuka tahansa voi arvostaa kiireisen, korkean tason johtajan näkymää, joka istuu suuren työpöydän takana ilman paljoa paperia - puhumattakaan pölykappaleesta - silmissä. Ulkoasuilla ei ole todellisuutta, sillä tämä toimeenpano on luultavasti yhtä kiireinen kuin sinä, mutta hän on löytänyt keinon järjestää toimistotyönsä. Voit myös niin kauan kuin kehitätte järjestelmän, joka toimii sinulle. Tämä saattaa tarkoittaa joidenkin ”kokeiltujen” -tekniikoiden käyttämistä ja toisten hylkäämistä.Muista, että tämä korkean tason johtaja muistuttaa, että olet vastuussa siitä, että sinun on tartuttava työmäärän hallintaan ennen kuin se ottaa hallinnan sinusta.
Luo arkistointijärjestelmä - sähköinen ja paperi - niin, että voit heti luovuttaa tietoja, kun olet tehnyt sen uudelleen. Monet liike-elämän ammattilaiset ovat "päällekkäisiä pinottimia", mikä tarkoittaa, että ne pyrkivät keräämään papereita, jotka lopulta tuhoavat ne. Sitoudumme työskentelemään projektin parissa ja sitten, kun olet valmis, toimita se viipymättä. Jos haluat käyttää paperitiedostoja, määritä värikoodattu tiedostojärjestelmä, jossa jokainen väri merkitsee sinulle merkityksellistä viestiä. Esimerkiksi toteuttaa kolmivärinen hierarkkijärjestelmä, jossa vihreä tarkoittaa "korkeaa prioriteettia", keltainen tarkoittaa "kohtalainen prioriteetti" ja punainen tarkoittaa "alhainen prioriteetti". Voit myös vähentää työpöydällä olevien tiedostojen määrää käyttämällä kaksiväristä järjestelmää. Noudata samaa logiikkaa luodaksesi tietokoneiden arkistointijärjestelmän.
Luo päivittäinen tehtäväluettelo ja pidä se aina mukanasi, jotta voit keskittyä ja seurata. Rajaa tehtävät, kun suoritat ne. Samoin pidä kalenteri aina mukanasi, vertaamalla niitä tarvittaessa. Tarkastakaa tehtäväluettelosi jokaisen päivän lopussa ja jokaisen uuden päivän alussa sementoidaksesi päivittäiset velvollisuutesi mielessäsi.
Jokaiselle näistä tehtävistä on asetettava määräajat ja määräajat, jotka ovat optimistisia, mutta myös realistisia. Ole erityisen varovainen, kun annat aikaa lukea ja vastata sähköposteihin, koska se on uskomattoman helppo imeä aikaa vievään "sähköpostin pyörteeseen". sitten päättää, vastaako se vastaavasti.
Aloita puhelut ja kokoukset arvioimalla niiden kesto - ja katsele sitten kelloa ja pysy suunnitelmassa. Ihmiset kunnioittavat kurinalaisuuttasi, jos sanot jotain seuraavista: ”Kuten tiedän, että olemme kaikki kiireisiä, yritämme parhaamme pitämään tämä puhelu tai kokous 30 minuuttia.”
Määritä raja-arvot työtovereille, jotka saattavat yrittää peittää sinut pitkällä lounaalla tai pitkäaikaisella keskustelulla heidän kauheasta sokeasta edellisenä iltana. Vaikka jotkin sosiaaliset vuorovaikutukset ovat tärkeitä työtovereiden välisten suhteiden rakentamisessa, varo, että se ei pääse käsistä ja heittää curveballin muuhun hyvin jäsenneltyyn työpäivään.
Harkitse moniajoa. Saatat ajatella, että puhuminen puhelimessa, sähköpostin kirjoittaminen ja markkinointiehdotuksen tarkistaminen tekee sinusta super-työntekijän, mutta itse asiassa saatat levittää huomionne ja olla sen sijaan haitallisia. Jos tarvitset, pakota itsesi keskittymään huomionne yhteen tehtävään kerrallaan ja vertaa tuloksia työmäärän järjestämisen monitoimintatilaan.
Arvioi nykyinen työmääräsi ennen kuin olet sitoutunut ottamaan uusia tehtäviä. Vaikka monet työntekijät olettavat, että heidän pitäisi tehostaa ja koskaan sanoa mitään tällaisiin pyyntöihin, harkitse huolellisesti, onko sinulla aikaa suorittaa tehtävät ja jos ne voidaan toteuttaa omien korkeiden vaatimusten mukaisesti.
Kysy esimieheltäsi varmistaaksesi, että olet oikealla tiellä, kun suunnittelet toimiston työmäärääsi. Tarkista toimintasuunnitelma ja pyydä palautetta.
