Organisaatioiden budjettien luominen on pitkä prosessi, joka edellyttää useiden osastojen tai tarkastelulähteiden syöttämistä. Organisaation tai valtion viraston tarpeiden tasapainottaminen usein rajallisten varojen kanssa edellyttää kiinteää päätöksentekoa ja palveluiden, osastojen tai ohjelmien tarkastelua. Ad hoc -budjetti on budjettivaliokuntien tai -ryhmien väliaikainen budjetti. Tämä talousarvio on usein alustava ja sitä käytetään yleensä keskustelujen ja mukautusten lähtökohtana.
luominen
Ad hoc -budjetit voidaan laatia aikaisempien vuosien talousarvioista, esitetyistä talousarvioesityksistä tai ammatillisesta taloudellisesta analyysistä. Luomisprosessissa yksilöidään tulolähteet ja vaadittavat talousarviotarpeet sopimusperusteisten tai perustettujen kulurekisterien perusteella. Usein nämä budjetit ovat voimakkaasti ilmoitettuja siitä, miten luvut on saatu ja missä arvioita käytettiin. Ad hoc -budjetit voidaan tehdä rutiininomaisesti osana vuosittaista budjetointiprosessia tai ne voidaan pyytää hankkeen suunnittelun tarpeisiin.
Vaaditaan
Ryhmäjohtoisten budjetointiprosessien lähtökohtana on oltava perustava budjetti. Tilapäistä talousarviota voidaan käyttää auttamaan yksittäisiä budjettivaliokunnan jäseniä valmistautumaan kokouksiin ja keskustelemaan aiheista omien osastojensa kanssa. Talousarvion on oltava käytettävissä, jotta voidaan määrittää tarvittavat tulot, ulosvirtaukset ja luokat, jotka on oltava lopullisessa talousarviossa. Yliopistoilla, voittoa tavoittelemattomilla järjestöillä ja valtion virastoilla on tyypillisesti säännöt, joihin kaikkien talousarvioiden, myös ad hoc -budjettien, on noudatettava.
elementit
Ad hoc -budjetit kuvaavat kiinteitä kustannuksia, pääomakustannuksia ja muuttuvia kustannuksia. Nämä kustannuselementit on jaettu luokkiin. Liikevaihto ja kaikki tulolähteet esitetään myös luokittain. Tulot ovat ennuste tulevista tuloista, jotka lasketaan aiemmasta tulohistoriasta. Laskentamenetelmä ja oletukset sisältyvät usein tilapäiseen talousarvioon, jotta valiokunnan jäsenet voivat ymmärtää talousarvion vahvuudet ja heikkoudet.
Ajanjakso
Ad hoc -budjetti voidaan laatia mihin tahansa ajanjaksoon, mutta tämä määräytyy yleensä sen toiminnon mukaan. Yhteiset budjettiajat sisältävät organisaatiolle varainhoitovuoden ja erityisprojektien aikataulun.
Dokumentointi
Ad hoc -budjetti tarvitsee vakiolomakkeita tukevia asiakirjoja ja kaikkia oletuksia, joita on käytetty esitettyjen rahoitussummien laskemiseen. Asiakirjat ovat välttämättömiä budjettikatselmusten aikana, jotta voit vastata kysymyksiin ja laskea tiettyihin luokkiin.
