Työnantajana sinun täytyy olla tietoinen valtion ja liittovaltion lakeista, joissa määrätään, millaisia tietoja henkilöstön tiedostoissa olisi säilytettävä. Osa tarvittavista henkilöstöasiakirjoista sisältää työntekijän henkilökohtaisia yhteystietoja, työn tilaa, palkanlaskennan tietoja ja suorituskykyä koskevia tietoja.
työllisyystieto
Henkilöstötiedostossa olevat työllisyystiedot ovat tyypillisesti työllistämishakemuksen tai uuden vuokratyön muodossa. Asiakirjaan voi sisältyä myös työntekijälle lähetetyn työhön liittyvän kirjeen jäljennös ja työntekijän allekirjoittama kuitti, joka osoittaa, että hän on saanut kopion yrityksen työntekijän käsikirjasta. Työntekijän asiakirja-aineistoon on sisällyttävä syntymäaika etuuksien kannalta, mutta näiden tietojen hankkiminen ei ole sallittua määritettäessä, onko palkata henkilö.
Työn tila
Työn tila on oikeudellinen dokumentaatio, joka osoittaa, että työntekijä voi työskennellä Yhdysvalloissa. Työntekijän henkilötiedostossa on työn todisteena oltava kopio työntekijän sosiaaliturvakortista. Jos työntekijä ei ole Yhdysvaltojen kansalainen, täytetään I-9-lomake (ei-Yhdysvaltain kansalainen, joka vastaa W-4-lomaketta), työntekijän passi ja kopio työntekijän työviisasta. työntekijän henkilötiedostoon.
Payroll
Henkilöstötiedoston toinen ensisijainen osa koskee palkanlaskua. Työnantajan on ylläpidettävä ajantasaista liittovaltion W-4-verolomaketta. W-4-lomakkeen ohella henkilöstötiedosto voi sisältää myös laskentataulukoita palkka-aikoja varten, jolloin työntekijä toimii. Jos työntekijällä on rahaa, joka on laillisesti palkattu hänen palkastaan, tuomioistuimen määräyksen tai määräyksen kopion on oltava myös henkilöstötiedostossa.
Suoritustiedot
Suorituskyvyn arviointi on toinen olennainen osa henkilöstön henkilöstötiedostoa. Niihin voi sisältyä kopioita työntekijän ammatillisista tavoitteista ja työntekijän esimiehen tai johtajan kirjoittamista suoritusarvioista. Henkilöstötiedostossa on tarvittaessa myös mahdollisia huomautuksia tai varoituksia, jotka työntekijä saa yrityksen aikana hänen aikanaan.
Valtion verotiedot
Jos valtiolla, jossa liiketoimintaa harjoitetaan, on valtion veroja, sinun on pidettävä W-4-lomake lähdeverojen osalta. Samoin kuin liittovaltion W-4-verolomakkeessa, valtion muoto on pidettävä ajan tasalla ja säilytettävä työntekijöiden henkilöstötiedostossa varmuuskopiona asianmukaisista vähennyksistä työntekijän palkasta ja IRS: n tai t valtion verovirasto.
