Yhteenveto on yleensä yksi sivu, joka sisältää pidemmän muistion, liiketoimintasuunnitelman, tiedotteen, oikeudellisen sopimuksen tai minkä tahansa tärkeän asiakirjan. Tiivistelmässä tulisi kertoa, miksi, mistä ja miten kysymys on tiivistetysti kiireiselle johtajalle, jolla ei ole aikaa kaivaa yksityiskohtiin. Sinun on oletettava, että vaikka lukija on kiinnostunut asiasta ja ymmärtää laajemmat käsitteet, hän ei tunne yksityiskohtia. Yleisesti ottaen lukijan pitäisi pystyä keskustelemaan älykkäästi aiheesta sen jälkeen, kun hän on lukenut tiivistelmän.
Kuvailkaa ensimmäisessä kohdassa selvästi, mitä on tapahtunut ja miksi se on tapahtunut. Tiivistelmän lukija on todennäköisesti kiireinen johtaja, joka käsittelee monenlaisia asioita ja yhdistää useita projekteja aina. Sinun on siis selvitettävä perusteet ja suunnattava lukija uudelleen, ennen kuin pääset minuun yksityiskohtiin. Yhteenvedon avaaminen voi esimerkiksi sanoa: "Tässä raportissa kuvataan 21. toukokuuta allekirjoitettu toimittajasopimus, jolla asetetaan renkaat, jotka ostavat Renkaat Inc: ltä tulevina vuosina." Tämä avautuminen auttaa lukijaa muistamaan, että rengas tarjosi sopimuksen ja toimi nopeasti psyykkisenä lämpenemisenä.
Luettele kaikki sopimuksen tärkeimmät kohdat, mieluiten erillisissä kohdissa. Luettelopisteet on helpompi lukea ja ottaa vastaan, koska ne hajottavat monimutkaisen ongelman helposti sulaviksi bitteiksi. Luettelopisteissä on ilmoitettava sopimuksen perusteet eikä poikkeuksia, erityislausekkeita tai teknisiä yksityiskohtia. Johtaja, joka ei käsittele renkaita joka päivä, haluaa ehkä tietää, että Renkaat Inc. sopi täyttävänsä renkaiden tilaukset 25 kalenteripäivän kuluessa, mutta ei tarvitse tietää, että jos tilauskanta on yli 50 000 renkaita, tämä toimitusaika nousee 30 vuorokautta tai renkaiden, joiden halkaisija on suurempi kuin 19 tuumaa, osalta erityissääntöjä. Yksinkertaisesti lisäämällä, että suuret tilaukset ja tietyt renkaan koot sisältävät erityislausekkeita, riittää. Muista, että lukija voi aina viitata täydelliseen oikeudelliseen sopimukseen.
Selitä, miksi oikeudellinen sopimus on tärkeä. Koska lukija ei todennäköisesti ole alan asiantuntija, hän riippuu teistä selittämään tämän sopimuksen merkityksen. Oliko hinta epätavallisen edullinen, etuaika oli erityisen lyhyt tai seuraamukset olivat erittäin jyrkkiä, koska tilaukset eivät täyttyneet ajoissa? Selitä sopimuksen vahvuudet ja, jos ollenkaan, heikkoudet. Pidä mielessä, että jos olisit sopimuksen taustalla oleva voima, tämä on myös sopiva ja mahdollisesti ainoa aika vaatia hyvitystä saavutuksistasi.
Viimeistele yhteenveto lisäämällä seuraavat vaiheet. Sopimuksen allekirjoittaminen voi edellyttää lisätoimia, kuten päätoimipaikan hyväksyntä, tai itse sopimus voi olla epätäydellinen, mukaan lukien lauseke, jonka mukaan kuorma-autonrenkaiden toimitusaikataulut eivät kuulu tämän oikeudellisen asiakirjan piiriin ja lisäsopimus on allekirjoitettu heille lähitulevaisuudessa. Tämä "tulevaisuuteen suuntautuva" projekti tuo yhteenvedon loogiseen päätelmään ja antaa lukijalle hyvän käsityksen siitä, mitä odottaa seuraavaksi. Se asettaa vaiheen seuraavalle yhteenvedolle, jota todennäköisesti seurataan.
