Muistiinpanot ovat vakiomuotoinen kirjeenvaihto. Ne on kirjoitettu informatiivisiksi tai pyytämään toimia. Voit kirjoittaa sisäisiä tai ulkoisia muistioita. Ulkoiset muistiinpanot lähetetään organisaation ulkopuolisille ihmisille. Voit esimerkiksi lähettää konsultointilomakkeen ammattilaisille, jotka pyytävät ehdotusta tietylle projektille. Saatat pyytää pyytämään, että konsultit lähettävät tarjouksen projektille, aikataulun valmistumiselle ja joillekin näytteiden näytteille muistion kautta.
Kirjoita otsikko neuvontatiedoksesi. Otsikko sisältää neljä riviä, joista jokaisella on tietty tunniste: To, From, Date ja Subject. Nimesi ja yrityksesi nimi menevät ensimmäiseen riviin. Toisessa rivissä on kaikkien ammattikonsulttien nimet, joille lähetät muistion. Kolmas rivi on päivä, jona aiot lähettää sen, ja neljännen rivin pitäisi selittää muistion aihe vain muutamalla sanalla, kuten "Web-suunnitteluehdotuspyyntö".
Selitä konsultointiviestin tarkoitus ensimmäisessä kohdassa. Muistiinpanot ovat yleensä tiiviit ja täsmällisiä. Anna konsulttien tietää, millaista projektia tarvitset, ja etsit ehdotuksia päteviltä ammattilaisilta.
Keskustele hankkeen yksityiskohdista seuraavien kohtien yhteydessä. Näihin tietoihin voi sisältyä mikä tahansa budjetti tai määräaika, jonka mennessä haluatte saada ehdotukset, mitä haluat sisällyttää ehdotuksiin ja prosessin, jota käytät konsultin valitsemiseksi.
Luettele yhteystietosi lopetusosan alussa. Anna konsulttien tietää, mikä on paras tapa ottaa sinuun yhteyttä ja miten haluat saada pyytämäsi tiedot, kuten postitse tai sähköpostitse. Muistuta konsultteja vastaamiselle asetetusta määräajasta. Älä unohda kiittää konsultteja ajastaan.
