Monille yrityksille faksien lähettäminen ja vastaanottaminen ovat päivittäisiä tapahtumia. Faksaaminen on niin yleistä, että se on helppo liukua rentoon viestintään. Muutaman yksinkertaisen vaiheen jälkeen voit pitää faksejasi ammattimaisina. Asianmukaisen faksin etiketin harjoittaminen varmistaa, että yrityksesi ylläpitää ammattitaitoista mainetta, jota olet työskennellyt niin vaikeasti rakentaa.
Faksien lähettäminen
Muista aina faksin lähettäminen on liiketoimintaprosessi. Pidä mielessä nämä perusohjeet:
-
Sisällytä aina kansilehti, jossa ei ole tarpeettomia tietoja tai taideteoksia. Sisällytä kansilehdelle nimesi ja yhteystietosi, sivujen määrä (mukaan lukien faksin kansilehti), aiottu vastaanottaja ja muut asiaankuuluvat tiedot. Muista, että faksin vastaanottaja ei ehkä ole ainoa, joka näkee asiakirjan, joten varmista, että pidät faksin kansilehden ammattilaisen.
-
Kun olet lähettänyt faksin, tee puhelu vastaanottajalle. Tämä ei edellytä perusteellista keskustelua siitä, mitä faksi sisältää. Vahvistat faksin vastaanottamisen. Tässä keskustelussa on tarkoituksenmukaista antaa henkilölle tietää, että he voivat soittaa sinulle mahdollisten seurantakysymysten avulla faksattuihin materiaaleihin heidän kätevästi.
-
Käytä harkintaa, kun lähetät arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja. Jos lähetät henkilökohtaisia tietoja, soita eteenpäin, jotta henkilö tietää, että lähetät faksin etukäteen. Yksi tapa välttää tällainen ongelma on käyttää online-faksauspalvelua. Nämä palvelut lähettävät faksit suoraan tietokoneeseen.
-
Ole varovainen lähettämällä ei-toivottuja materiaaleja. Kaikki, jotka työskentelevät toimistossa, tietävät, kuinka ärsyttävät nämä mainokset edullisempien sairausvakuutusten ja alennushintaisten matkojen osalta. Jos lähetät ei-toivottuja fakseja asiakkaillesi, tee se vain harvoin, kun se on perusteltua. Jos saat vastaanottajan pyynnön pyytää, että hän ei vastaanota tällaisia fakseja, kunnioittaa heidän toiveitaan ja poista ne luettelostasi.
Faksien vastaanottaminen
Kuten faksien lähettämisessä, faksien vastaanottamisessa on myös etikettisääntöjä:
-
Noudata vastaanotettujen luottamuksellisten faksien yksityisyyttä. Älä jaa henkilökohtaisia tietojasi työtoverisi kanssa, jotka oli tarkoitettu vain katseluun.
-
Älä jätä herkkiä fakseja, joissa muut näkevät ne. Käsittele faksit kuten muutkin luottamukselliset paperit.
-
Jos saat faksin virheellisesti, anna lähettäjän tietää heille puhelu. Yleensä pyydetään tuhoamaan kaikki virheellisesti vastaanotetut faksit.
